Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Hier vind je:

  • Uitleg over het beheer van de Exxellence Kennisbank.

Meteen naar:

1.1 Kennisbank


Vanuit het tabblad 'Kennisbank' in Exxellence BeheerPortaal zijn de volgende onderdelen toegankelijk: Beheer, VACs en Suggesties. We zullen ons in dit hoofdstuk beperken tot het onderdeel Beheer. De onderdelen VACs en Suggesties zullen in de volgende hoofdstukken verder worden behandeld. 

Klik op de knop 'Beheer', zoals rechts boven in onderstaand Figuur 1.2 is weergegeven, om naar het onderdeel Beheer van de kennisbank te gaan en om daar de bijhorende items verder te beheren. De knop "Beheer" is alleen beschikbaar wanneer de gebruiker de rol 'Beheerder' of 'Eindredacteur' heeft.
Onderstaand Figuur 1.1 geeft een voorbeeld van een rol voor een gebruiker in de kennisbank weer. Het voorbeeld betreft de gebruiker 'Admin' die de rol 'Beheerder' heeft. Zie Rollen voor het toekennen van rollen aan gebruikers van de kennisbank.

Figuur 1.1 Rol van gebruiker in kennisbank

Figuur 1.1 Rol van gebruiker in kennisbank



In onderstaand Figuur 1.2 (Tabblad Kennisbank) is rechts boven in het scherm de knop 'Beheer' te zien. 

Figuur 1.2 Tabblad Kennisbank

Figuur 1.2 Tabblad Kennisbank

1.1.1 Synchronisatie na doorvoeren van wijzigingen

In het algemeen geldt: wijzigingen die je doorvoert in de beheeronderdelen (antwoordtypen, collecties, condities etc), moeten altijd eerst gesynchroniseerd worden. Dit gebeurt automatisch in een nachtelijke job (voor variabelen geldt dit niet, die gaan mee tijdens de publicatie van de vacs). Als je niet wilt wachten op de automatische job, dan kun je de synchronisatie ook handmatig uitvoeren vanuit het BeheerPortaal. Dit heeft echter wel mogelijk invloed op de performance en werking van dat moment.

Direct na het synchroniseren komen de gesynchroniseerde gegevens pas beschikbaar als de gebruikers (van het loket en het kcs) opnieuw zijn ingelogd. Zolang de gebruikers niet opnieuw inloggen maken ze nog gebruik van de oude gegevens.

1.2 Antwoordtypen


Om bij het menu item Antwoordtypen te komen, zoals dit in onderstaand Figuur 1.3 is weergegeven, klik je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op het tabblad 'Antwoordtypen'

Figuur 1.3 Menu item Antwoordtypen

Figuur 1.3 Menu item Antwoordtypen

Onder het menu item Antwoordtypen kun je antwoordtypen toevoegen en deze verder inrichten door bijvoorbeeld een antwoordtype als verplicht in te stellen en door doelgroepen aan de antwoordtypen te koppelen. Voor het toevoegen van een antwoordtype klik je op de knop 'Antwoordtype toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.4 is weergegeven.

Figuur 1.4 Knop antwoordtype toevoegen

Figuur 1.4 Knop antwoordtype toevoegen

Je ziet na het klikken op de knop 'Antwoordtype toevoegen' een veld verschijnen, zoals in onderstaand Figuur 1.5 is weergegeven, waar je een antwoordtypenaam van het nieuwe antwoordtype moet invullen. Klik op het diskette icoontje en het antwoordtype is toegevoegd. Klik op het rode kruis om het antwoordtype te verwijderen.

Figuur 1.5 Antwoordtype toevoegen

Figuur 1.5 Antwoordtype toevoegen

Als je het antwoordtype bij een VAC verplicht wilt stellen, zet dan bij het antwoordtype een vinkje in de kolom 'Verplicht'. Het antwoordtype zal bij een volgende versie van de VAC verplicht ingevuld moeten worden. 

Klik bij het antwoordtype in het veld bij de kolom 'Doelgroepen' en je ziet in een drop down menu de aanwezige doelgroepen verschijnen die je aan het antwoordtype kunt koppelen. Door een doelgroep uit het drop down menu te selecteren wordt deze automatisch aan het antwoordtype gekoppeld en is de doelgroep zichtbaar in het veld 'Doelgroepen' bij het antwoordtypeDoelgroepen die overigens al zijn gekoppeld, zullen ook uit het drop down menu bij het desbetreffend antwoordtype verdwijnen. Het drop down menu wordt daardoor overzichtelijker en doelgroepen kunnen zo niet per ongeluk onnodig nog een keer geselecteerd worden.

Zie onderstaand Figuur 1.6 voor een voorbeeld van een antwoordtype 'Lang antwoord' dat verplicht is gesteld en waarbij een aantal doelgroepen aan het antwoordtype zijn gekoppeld. Het antwoordtype is dan in een VAC alleen voor de doelgroepen zichtbaar die aan het antwoordtype zijn gekoppeld. 

Figuur 1.6 Voorbeeld antwoordtype met doelgroepen

Figuur 1.6 Voorbeeld antwoordtype met doelgroepen

1.3 Collecties


Klik in het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Collecties' om bij het menu item 'Collecties' te komen zoals dit in onderstand Figuur 1.7 te zien is. 

Figuur 1.7 Menu item Collecties

Figuur 1.7 Menu item Collecties

Collecties kunnen worden gebruikt om VACs te bundelen en om deze vervolgens via een webservice te kunnen aanbieden. Op die manier kunnen VACs gebundeld per collectie beschikbaar worden gesteld, zonder dat gelijk alle VACs van de kennisbank opgevraagd hoeven te worden. Voeg de VAC aan een bestaande collectie toe en deze wordt daarmee aan de collectie gekoppeld. Het toevoegen van een VAC aan een collectie is niet verplicht en is enkel van toepassing wanneer je de VACs gebundeld in een collectie beschikbaar wilt stellen.

Klik op de knop 'Collectie toevoegen', zoals in bovenstaand Figuur 1.7 is weergegeven. Om een nieuwe collectie aan te maken vul je de naam en de omschrijving van de collectie in. Klik op het diskette icoontje om de nieuwe collectie op te slaan. 

1.4 Condities


Klik onder het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Condities' om bij het menu item Condities te komen zoals in onderstaand Figuur 1.8 is weergegeven. 

Figuur 1.8 Menu item Condities

Indien je condities in andere delen van de kennisbank wilt inzetten, moet je de condities eerst aanmaken. Dit doe je door op de knop 'Conditie toevoegen' te klikken zoals deze in Figuur 1.9 hieronder is weergegeven. 

Figuur 1.9 Knop Conditie toevoegen

Figuur 1.9 Knop Conditie toevoegen

Nadat je op de knop 'Conditie toevoegen' hebt geklikt zie je een regel verschijnen zoals in onderstaand Figuur 1.10 is weergegeven waar je de nieuwe conditie kunt invoeren.

Figuur 1.10 Conditie toevoegen

Figuur 1.10 Conditie toevoegen

In de kolom 'Naam' kun je in het veld de naam van de nieuwe conditie invullen. In de kolom 'Conditie' vul je de conditie zelf in. Dit doe je door door een stuk programmeercode in de regel in te vullen dat zorgt voor het uitvoeren van de conditie. Klik op het diskette icoontje om de conditie op te slaan. De aangemaakte conditie wordt dan vervolgens beschikbaar en je kunt deze op andere plekken zoals bij 'Doelgroepen' inzetten. 

Voorbeelden van condities:

  • Om een doelgroep te tonen aan de medewerkers van alle afdelingen waarvan de code "KCC" bevat:
    "{currentEmployee|units.[?].code}".matches("(.*KCC.*)")
  • Om een doelgroep te tonen aan een medewerker binnen een bepaalde portaal gebruikers groep kan de volgende conditie worden gebruikt:
    "{portalUser|groups.[0].code}" == "ADM"
  • Om een doelgroep te tonen aan een medewerker binnen een bepaalde afdeling kan de volgende conditie worden gebruikt:
    "{currentEmployee|units.[?].code}".indexOf("MDW") > -1

1.5 Doelgroepen


Als je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Doelgroepen' klikt, kom je bij het menu item Doelgroepen terecht zoals in onderstaand Figuur 1.11 (Menu item Doelgroepen) is weergegeven.

Figuur 1.11 Menu item Doelgroepen

Figuur 1.11 Menu item Doelgroepen

Met het inrichten van een doelgroep in de kennisbank kan worden bepaald welke content van de kennisbank aan welke gebruiker wordt getoond. Het item 'Doelgroepen' werkt dan in combinatie met bepaalde voorwaarden (condities) om aan te geven wanneer de content aan de desbetreffende doelgroep wordt getoond. Stel je wilt de content van de kennisbank tonen aan burgers in het Digitaal Loket. Hiervoor heb je twee dingen nodig: ten eerste een doelgroep, ten tweede een conditie waarmee je aangeeft welke voorwaarde voor deze doelgroep geldt. Op dit tweede punt zullen we later terugkomen. 

Maak eerst een doelgroep aan. Voor het aanmaken van een nieuwe doelgroep klik je op de knop 'Doelgroep toevoegen' zoals deze in onderstaand Figuur 1.12 is afgebeeld. 

Figuur 1.12 Knop doelgroep toevoegen

Figuur 1.12 Knop doelgroep toevoegen

Nadat je op de knop  'Doelgroep toevoegen' hebt geklikt verschijnt er een veld waarin je de naam van de doelgroep in kunt vullen (zie onderstaand Figuur 1.13). Met het diskette-icoontje kun je de wijzigingen opslaan. Het icoon met het pijltje zorgt ervoor dat de handeling ongedaan wordt gemaakt. Met het rode kruisje, zoals in onderstaand Figuur 1.12 rechts is weergegeven, kun je de doelgroep verwijderen.

Figuur 1.13 Doelgroep toevoegen

Figuur 1.13 Doelgroep toevoegen

Vul in het veld, zoals in bovenstaand Figuur 1.13 is weergegeven, de naam van de doelgroep in, bijvoorbeeld doelgroep 'Anonieme burgers', en klik op het diskette-icoontje naast het veld om de handeling op te slaan. Na het klikken op het diskette-icoontje heb je de nieuwe doelgroep 'Anonieme burgers' toegevoegd (zie onderstaand Figuur 1.14).

Figuur 1.14 Doelgroep Anonieme gebruikers

Figuur 1.14 Doelgroep Anonieme gebruikers

Door op de naam van de doelgroep te klikken is het mogelijk om de doelgroepnaam te wijzigen en opnieuw op te slaan. Je hebt nu de doelgroep 'Anonieme burgers' toegevoegd. Deze doelgroep heeft nog geen functie doordat er nog geen conditie aan is gekoppeld. 

Klik in het veld 'Condities' in de gelijknamige kolom om een conditie aan de doelgroep te koppelen. Je krijg dan een drop down menu te zien waarin je een conditie kunt selecteren zoals in onderstaand Figuur 1.15 is afgebeeld.

Figuur 1.15 Conditie aan doelgroep koppelen

Figuur 1.15 Conditie aan doelgroep koppelen

Het drop down menu bevat tevens een zoek- en filterfunctionaliteit. Door een deel van de conditienaam in te typen wordt de lijst met aanwezige condities gefilterd en krijg je alleen de relevante condities te zien, zoals in het Figuur 1.16 hieronder is afgebeeld.

Figuur 1.16 Conditie selecteren

Figuur 1.16 Conditie selecteren

Klik op de conditie 'Applicatietype is MijnLoket' en deze conditie wordt bij de doelgroep 'Anonieme burgers' opgeslagen, zoals dit in het Figuur 1.17 hieronder is weergegeven. Door vervolgens content uit de kennisbank aan de doelgroep 'Anonieme burgers' te koppelen, wordt deze content aan iedereen getoond die gebruikmaakt van de applicatie 'Mijn Loket'

Figuur 1.17 Conditie op doelgroep

Figuur 1.17 Conditie op doelgroep

Het is mogelijk om meerdere condities aan een doelgroep te koppelen door de hierboven beschreven stappen per doelgroep te herhalen. Door op het kruisje bij de conditie te klikken kun je de conditie op de doelgroep weer verwijderen. De conditie blijft uiteraard wel bestaan en wordt slechts van de doelgroep ontkoppeld. Met een klik op het pijltje in de kolom 'Naam' kan er alfabetisch oplopend of aflopend gesorteerd worden.

1.6 Groepen


Klik vanuit het tabblad 'Kennisbank' op het menu item 'Groepen' om daar de groepen voor de VACs in te stellen. In onderstaand Figuur 1.18 zie je een afbeelding van het menu item 'Groepen'.

Figuur 1.18 Menu item Groepen

Figuur 1.18 Menu item Groepen

Je ziet in het scherm per aangemaakt groeptype een tabblad staan (in bovenstaand voorbeeld te zien aan groeptypen profielen, onderwerpen en situaties). Per groeptype kun je daaronder groepen aanmaken en is het mogelijk om daaronder weer andere onderliggende groepen aan te maken. Met behulp van het plus icoontje maak je een nieuw groeptype aan dat in een nieuw tabblad wordt gecreëerd. Klik daarvoor op het plus icoontje in het tabblad, vul de naam van het nieuwe groeptype in en nadat je op het diskette icoontje hebt geklikt  wordt een nieuw groeptype in het tabblad aangemaakt. Om binnen een aangemaakt groeptype in het tabblad een groep aan te maken, klik in het tabblad op de knop 'Nieuwe groep' zoals dit in onderstaand Figuur 1.19 is weergegeven. 

Figuur 1.19 Knop Nieuwe groep

Figuur 1.19 Knop Nieuwe groep

Na het klikken op de knop 'Nieuwe groep' verschijnt een veld zoals in onderstaand Figuur 1.20 te zien is. Vul de naam, code en de omschrijving voor de nieuwe groep in. Klik na het invullen van deze gegevens op het diskette icoontje en de groep wordt aan het overzicht met groepen toegevoegd. 

Figuur 1.20 Nieuwe groep

Figuur 1.20 Nieuwe groep

Door bij een aangemaakte groep rechts in de rij op het plus icoontje te klikken, kun je daaronder weer een subgroep voor deze groep aanmaken. Je kunt er een eigen invulling aan geven en het aantal niveaus met subgroepen naar wens uitbreiden. De groepen kunnen met de klik op het rood kruisje weer verwijderd worden. Een groep is pas te verwijderen wanneer er geen subgroepen meer aanwezig zijn. Verwijder dus eerst de subgroepen onder een hoofdgroep. Wanneer alle groepen binnen een tabblad zijn verwijderd, kan dan pas ook het groeptype worden verwijderd.

Tevens zijn de groepen op volgorde te verplaatsen door een groep met de linkermuisknop in te houden en te verslepen. Nadat je de groepen hebt aangemaakt, zijn deze direct in de VACs te gebruiken en kunnen daar relaties met de groepen worden aangebracht.

1.7 Kanalen


Door vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Kanalen' te klikken, kom je bij het menu item Kanalen terecht zoals in onderstaand Figuur 1.21 (Menu item Kanalen) is weergegeven.

Figuur 1.21 Menu item Kanalen

Figuur 1.21 Menu item Kanalen

Kanalen kunnen worden aangemaakt om antwoorden binnen een VAC te typeren. Bij een antwoord in een VAC kun je meerdere antwoordtypen toevoegen. Vervolgens kun je per antwoordtype bepalen voor welk kanaal het antwoord van toepassing is. Bijvoorbeeld is het dan mogelijk aan te geven dat een bepaald antwoord alleen van toepassing is voor het kanaal Email, telefoon, balie etc. Het is verplicht om één kanaal als standaardkanaal aan te wijzen. Dit doe je door bij een kanaal een vinkje te zetten. In bovenstaand Figuur 1.21 zie je dat kanaal 'internet' is ingesteld als standaardkanaal. 

In de praktijk betekent het dat bij het aanmaken van een nieuw antwoordtype in een VAC automatisch het ingestelde standaardkanaal zal worden geselecteerd, tenzij je een afwijkend kanaal voor het antwoordtype wenst in te stellen.
Dit kun je instellen bij het beheer van de antwoordtypes van de VAC.

1.8 Notities


Als je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Notities' klikt, kom je bij het menu item Notities terecht zoals in onderstaand Figuur 1.22 (Menu item Notities) is weergegeven.

Figuur 1.22 Menu item Notities

In het menu item Notities kun je notities plaatsen die in de kennisbank van het Loket of KCS kunnen worden getoond. Klik voor het aanmaken van een nieuwe notitie op de knop 'Notitie toevoegen' en je krijgt het onderstaand scherm uit Figuur 1.23 te zien. Je kunt daarin de titel, inhoud en duur van de notitie instellen, maar ook wie de notitie mag zien en wanneer. Zo zie je in onderstaand Figuur 1.23 een voorbeeld van een notitie voor medewerkers die wel een begindatum heeft en geen einddatum. Dat wil zeggen dat de notitie ingaat op de opgegeven datum en net zo lang actief is totdat deze weer handmatig verwijderd wordt of een einddatum heeft. Het instellen van een einddatum zorgt ervoor dat de notitie na de opgegeven einddatum niet meer getoond wordt in bv. het KCS of in het Loket. In onderstaand voorbeeld is door middel van de opgegeven doelgroep tevens ingesteld dat de notitie zichtbaar is voor de doelgroep medewerkers. De conditie die is ingesteld, geeft aan dat de notitie slechts zichtbaar is via het Portaal, in dit geval het KCS. Indien gewenst kan nog bij 'Kijkers' opgegeven worden wanneer iemand de notitie graag wil volgen. Wanneer je de notitie hebt ingevuld en deze wilt toevoegen, klik op de knop 'Opslaan' en de notitie wordt aan het overzicht met notities toegevoegd met de opgeslagen instellingen. Zie onderstaand Figuur 1.23 voor de zojuist behandelde instellingen. 

Figuur 1.23 Notitie toevoegen

Figuur 1.23 Notitie toevoegen

1.9 Organisaties


Als je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Organisaties' klikt, kom je bij het menu item Organisaties terecht zoals in onderstaand Figuur 1.24 (Menu item Organisaties) is weergegeven.

Figuur 1.24 Menu item Organisaties

Figuur 1.24 Menu item Organisaties

Onder het menu item Organisaties kun je organisaties toevoegen die je vervolgens kunt koppelen aan een VAC. Je kunt dan vanuit een Vraag Antwoord Combinatie ernaar verwijzen dat de VAC afkomstig is van een bepaalde organisatie zoals bv. van de Belastingdienst of van een Ministerie. 

Voor het toevoegen van een nieuwe organisatie klik je op de knop 'Organisatie toevoegen' zoals deze in onderstaand Figuur 1.25 is weergegeven.

Figuur 1.25 Knop organisatie toevoegen

Figuur 1.25 Knop organisatie toevoegen

Na het klikken op de knop 'Organisatie toevoegen' verschijnt er een veld, zoals in onderstaand Figuur 1.26 is weergegeven, waarin je de organisatienaam in kunt vullen.

Figuur 1.26 Organisatie toevoegen

Figuur 1.26 Organisatie toevoegen

Klik na het invullen van de organisatienaam op het diskette-icoontje en de organisatie wordt toegevoegd. 

1.10 Rollen


In de kennisbank zijn een drietal rollen gedefinieerd. Voor het beheer van de rollen van gebruikers in de kennisbank, klik je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op het menu item 'Rollen' (zie ook Figuur 1.27 hieronder). Binnen het menu item Rollen zie je direct het tabblad 'Uitvoerder rollen' staan, zoals dat in onderstaand Figuur 1.27 is weergegeven. 

Figuur 1.27 Uitvoerder rollen

In het tabblad 'Uitvoerder rollen', zoals in bovenstaand Figuur 1.27 is weergegeven, vind je een overzicht met gebruikers (kolom 'Naam') die in de MidOffice zijn geregistreerd. Aan iedere MidOffice gebruiker kunnen dus rollen gekoppeld worden.
De rol die aan de gebruiker wordt gekoppeld, bepaalt welke rechten de gebruiker in de kennisbank heeft. De volgende rollen zijn aanwezig:

  • Author (Redacteur)  - Deze rol heeft toegang tot de VACs en Suggesties in de kennisbank.
  • Publisher (Eindredacteur) - Deze rol heeft naast de toegang tot VACs en Suggesties tevens toegang tot het gedeelte 'Beheer'. De meer technische menu items zijn voor deze rol echter niet toegankelijk (Condities, Rollen en Systemen).
  • Administrator (Beheerder) - Aanvullend op de toegang tot de VACs en Suggesties in de kennisbank, heeft deze rol toegang tot het gedeelte 'Beheer', inclusieve de hoogste autorisaties daarbinnen.

Per gebruiker kun je aangeven wie de standaard uitgever voor deze gebruiker is. Dit doe je in de kolom 'Standaard uitgever', waar je de uitgever instelt aan wie de gebruiker zijn/haar (wijzigingen voor de) VACs voorlegt. De wijzigingen voor de VACs of nieuwe VACs komen dus automatisch in de vorm van een concept bij de standaard uitgever terecht en de uitgever is geautoriseerd om deze te publiceren of af te wijzen. Meer over de publicatieflow van VACs lees je in 2. VACs Kennisbank 6.0 .

In het tabblad 'Rollen' zoals in onderstaand Figuur 1.28 is weergegeven, tref je de lijst met de gedefinieerde rollen aan, waarin je de beschrijving van de rollen kunt wijzigen.

Figuur 1.28 Tabblad Rollen

Figuur 1.28 Tabblad Rollen

Je kunt de beschrijving van een rol wijzigen, maar de code of het aantal rollen niet. Door bij de desbetreffende rol in de kolom 'Naam' op de naam van de rol te klikken en deze aan te passen. Klik vervolgens op het diskette icoontje en de wijziging wordt opgeslagen.

1.11 Synoniemen


Klik in het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Synoniemen' om bij het menu item 'Synoniemen' te komen zoals dat in onderstaand Figuur 1.29 te komen.
De term zie je terug in het KCS of het Loket wanneer je zoekt op één van de gekoppelde synoniemen.
Als voorbeeld: Term (Avond) en gekoppelde synoniemen zijn (Avont) en (Avonden). Wanneer je in het Loket of KCS zoekt op (Avont) of (Avonden) zal de term (Avond) getoond worden.

Figuur 1.29 Menu item Synoniemen

Figuur 1.29 Menu item Synoniemen

Je ziet in bovenstaand Figuur 1.29 ook tevens de mogelijkheid om te zoeken met behulp van het veld 'Filter' zoals dit eerder is uitgelegd. Doordat in het menu item 'Synoniemen' een beperkt aantal van de termen op een pagina wordt weergegeven, kun je gericht op de gewenste term zoeken door in het veld 'Filter' het gewenste trefwoord in te typen. Wanneer een synoniem niet terug komt in de lijst dien je de zoekcriteria te verfijnen.

Je kunt een synoniem aan een bestaande term toevoegen door bij  de term in de kolom 'Synoniemen' het synoniem in te typen. Indien je synoniem gedeeltelijk of volledig overeenkomt met een van de aanwezige termen in de kennisbank, zul je resultaten in de lijst te zien krijgen. Door het gewenst resultaat aan te klikken wordt de term als synoniem toegevoegd. Als het om een nieuwe term gaat wordt deze nieuwe term toegevoegd zodra je klaar bent met invoeren en op enter hebt gedrukt. Deze nieuwe term zal ook aan het overzicht met termen worden toegevoegd. Verder kun je ook de taal voor de synoniemen instellen om alleen naar termen in de gekozen taal te zoeken en voor deze termen de synoniemen toe te kunnen voegen. In het Figuur 1.30 hieronder vind je een voorbeeld van een synoniem dat aan een term in de kennisbank is toegevoegd. Door te klikken op het kruisje bij het synoniem verwijder je het synoniem die gekoppeld is aan een term. Door het klikken op het rode kruisje bij de term wordt de term verwijderd. Indien de term nog elders gekoppeld is zul je een waarschuwing krijgen dat de term op een andere plek in gebruik is en dat daarmee ook de koppeling wordt verwijderd.

Figuur 1.30 Toegevoegd synoniem

Figuur 1.30 Toegevoegd synoniem

Je kunt ook een nieuwe term toevoegen middels de knop 'Synoniem toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.31 is weergegeven. 

Figuur 1.31 Knop Synoniem toevoegen

Figuur 1.31 Knop Synoniem toevoegen

Nadat je op de knop 'Synoniem toevoegen' hebt geklikt zie je een veld verschijnen waar je de de term voor het nieuwe synoniem kunt invoeren, zoals dit in onderstaand Figuur 1.32 is weergegeven.Figuur 1.32 Synoniem toevoegen

Figuur 1.32 Synoniem toevoegen

Klik op het diskette icoontje en de nieuwe term voor het synoniem wordt opgeslagen en aan het overzicht toegevoegd. Nadat de term aan het overzicht is toegevoegd, kun je vervolgens ook het veld 'Synoniem' (nu nog grijs weergegeven) bij de term vullen door daar een synoniem voor deze term in te voeren. 

1.12 Systemen


Klik vanuit het tabblad 'Kennisbank' op het menu item 'Systemen', zoals in onderstaand Figuur 1.33 is weergegeven, om systemen voor de kennisbank in te stellen.
Bronsystemen: Hier staan de systemen van externe leveranciers zoals SDU en Kluwer. Deze kunnen we instellen om de VACs te synchroniseren en te tonen in de kennisbank.
Externe systemen: Hier staan de externe systemen van leveranciers die hun content niet aanbieden via een webservice of XML formaat. Deze VACs zijn dus niet te synchroniseren. Deze systemen zijn te openen via een link en zullen geopend worden in een dhtml pop-up.
Doelsystemen: Dit zijn de systemen waar je VACs naar toe wilt synchroniseren. De VACs die in de kennisbank staan kunnen gesynchroniseerd worden naar het Loket, KCS of een ander doelsysteem.

Figuur 1.33 Menu item Systemen

In het menu item 'Systemen' kunnen de volgende systemen voor de kennisbank ingesteld worden: bronsystemen, externe systemen en doelsystemen.

1.12.1 Bronsystemen

Het tabblad 'Bronsystemen' is het eerste tabblad in het menu item 'Systemen' waar instellingen voor de kennisbank gedaan kunnen worden. Klik op de knop 'Bronsysteem toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.34 is weergegeven om een nieuw bronsysteem aan de kennisbank toe te voegen.

Figuur 1.34 Knop Bronsysteem toevoegen

Figuur 1.34 Knop Bronsysteem toevoegen

Na het klikken op de knop 'Bronsysteem toevoegen' zoals in bovenstaand Figuur 1.34 is weergegeven, kun je de benodigde instellingen voor het bronsysteem verder opgeven zoals dat is getoond in onderstaand Figuur 1.35.

Figuur 1.35 Bronsysteem toevoegen

Figuur 1.35 Bronsysteem toevoegen

In het Figuur 1.35 hierboven zijn gegevens weergegeven die ingevuld zijn voor het instellen van SDU als bronsysteem voor de kennisbank. Je moet expliciet op het diskette icoontje klikken om de wijzigingen op te slaan. Door de klikken op het kruisje kun je het bronsysteem verwijderen. Met de klik op de knop 'Synchronisatie starten' is het mogelijk om de synchronisatie voor het ingestelde bronsysteem uit te voeren. Door opnieuw te klikken op de knop 'Bronsysteem toevoegen' zoals dat is weergegeven in Figuur 1.34 is het mogelijk om meerdere bronsystemen voor eventueel meerdere doelsystemen in te stellen. 

1.12.2 Externe systemen

In de kennisbank is het mogelijk om bijvoorbeeld vanuit het Loket of vanuit het KCS naar een extern systeem te verwijzen. Klik in het menu item 'Systemen' in het tabblad 'Externe systemen' op de knop 'Extern systeem toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.36 is weergegeven om een extern systeem toe te voegen. 

Figuur 1.36 Knop Extern systeem toevoegen

Figuur 1.36 Knop Extern systeem toevoegen

Na het klikken op de knop 'Extern systeem toevoegen' (zie bovenstaand Figuur 1.36) kun je zoals in onderstaand Figuur 1.37 is weergegeven een extern systeem aan de kennisbank toevoegen. 

Figuur 1.37 Extern systeem toevoegen

Figuur 1.37 Extern systeem toevoegen

In het voorbeeld zoals in bovenstaand Figuur 1.37 is weergegeven zie je dat het extern systeem 'Google' aan de kennisbank is toegevoegd. Je kunt bij het extern systeem tevens aangeven voor welke doelgroepen het extern systeem zichtbaar moet zijn. In het voorbeeld uit het Figuur 1.37 hierboven zie je dat het extern systeem 'Google' zichtbaar is voor de doelgroepen burgers, bedrijven, overheidsinstellingen, portaalgebruikers en medewerkers. Als gebruiker van bijvoorbeeld het Loket of het KCS kun je via het menu 'Externe systemen' bijvoorbeeld het startscherm van 'Google' openen (of van een willekeurig ander extern systeem dat ingesteld is). Door bij 'Standaard' een vinkje te zetten opent het desbetreffend extern systeem automatisch bij het klikken op 'Externe systemen' in de kennisbank. Het is mogelijk om meerdere externe systemen voor de kennisbank in te stellen.

Om je wijzigingen binnen de tab 'Externe systemen' op te slaan, moet je expliciet op het diskette icoontje klikken. Door te klikken op het rode kruisje verwijder je het externe systeem.

1.12.3 Doelsystemen

In het tabblad 'Doelsystemen' kun je systemen opgeven waarin je de kennisbank wilt inzetten. Voornamelijk zal dit het Loket en het KCS zijn maar het is ook mogelijk om nog meer systemen als doelsysteem voor de kennisbank aan te wijzen. Om een systeem als doelsysteem voor de kennisbank in te stellen zet je het vinkje bij het gewenst doelsysteem aan. In onderstaand Figuur 1.38 zie je een voorbeeld met een overzicht van doelsystemen weergegeven. In het voorbeeld uit het Figuur 1.38 hieronder blijkt door middel van de gezette vinkjes dat het KCS en het Loket in dit geval als doelsystemen zijn opgegeven. Voor elk actief doelsysteem wordt iedere nacht standaard een synchronisatie actie uitgevoerd door middel van een ingeplande taak. 

Het is daarnaast nog mogelijk om per doelsysteem de acties handmatig uit te voeren voor het ophalen en versturen van gegevens. Het ophalen van gegevens omvat het synchroniseren van suggesties die in de kennisbank geladen moeten worden. Klik op de knop 'Ophalen' om de gegevens van het doelsysteem naar de kennisbank op te halen. 

Met de klik op de knop 'Versturen' activeer je de actie om de hele kennisbank naar het desbetreffend doelsysteem te synchroniseren. Aangezien de acties versturen en ophalen van gegevens impact hebben op de performance van zowel het doelsysteem als ook van het beheerportaal, is dit over het algemeen geen actie die je regelmatig overdag wilt uitvoeren. Hiervoor zijn ook de nachtelijke automatische synchronisatieacties ingepland.  

Figuur 1.38 Doelsystemen

Figuur 1.38 Doelsystemen

1.13 Talen


Als je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Talen' klikt, kom je bij het menu item Talen terecht zoals in onderstaand Figuur 1.39 (Menu item Talen) is weergegeven.

Figuur 1.39 Menu item Talen

Figuur 1.39 Menu item Talen

Je vindt hier een overzicht van de toegevoegde en aanwezige talen die in de kennisbank ingezet kunnen worden. Om een nieuwe taal aan de kennisbank toe te voegen, klik op de knop 'Taal toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.40 is weergegeven. 

Figuur 1.40 Knop Taal toevoegen

Figuur 1.40 Knop Taal toevoegen

Na het klikken op de knop 'Taal toevoegen' zie je een regel verschijnen, zoals dit in onderstaand Figuur 1.41 is weergegeven, met een drop down menu waaruit je een taal kunt selecteren. 

Figuur 1.41 Taal toevoegen

Figuur 1.41 Taal toevoegen

Door in het drop down menu te klikken zoals in bovenstaand Figuur 1.41 is weergegeven, kun je een gewenste taal selecteren die je aan de kennisbank wilt toevoegen. Je ziet dan in het drop down menu een lijst met talen staan. Deze lijst van is de ISO standaard. Dusdanig zijn voor elke taal afkortingen in de lijst weergegeven zoals deze in de ISO standaard bekend zijn. Door op een afkorting uit de lijst de klikken wordt de taal aan de kennisbank toegevoegd. Nadat de taal aan de kennisbank is toegevoegd, zie je in de kolom 'Omschrijving' ook de toegevoegde taal vol uitgeschreven staan. 

Het is nodig om in de kennisbank een taal als standaard taal aan te wijzen. Dit kan door bij de desbetreffende taal een vinkje te zetten in de kolom 'Standaard'. Er kan maar één taal standaard taal zijn. Daarnaast is het mogelijk talen in de kennisbank te activeren zodat deze in de kennisbank ook zichtbaar zijn en gebruikt kunnen worden. Een taal activeren doe je door bij de desbetreffende taal een vinkje te zetten in de kolom 'Actief'. Het is wel mogelijk om meerdere talen tegelijkertijd als actief aan te wijzen.
Door het verwijderen van een taal, worden ook alle vertalingen onomkeerbaar uit het systeem verwijderd.

1.14 VAC typen


Klik onder het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'VAC typen' om bij het menu item VAC typen te komen zoals in onderstaand Figuur 1.42 is weergegeven. 

Figuur 1.42 Menu item VAC typen

Figuur 1.42 Menu item VAC typen

In het menu item 'VAC typen' kunnen verschillende soorten Vraag Antwoord Combinaties getypeerd worden. Met een gedefinieerd VAC type kun je een Vraag Antwoord Combinatie in verschillende typen indelen als bijvoorbeeld een vraag, een mededeling, een help item etc. 

Klik op de knop 'VAC type toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.43 is weergegeven, voor het toevoegen van een nieuw VAC type.

Figuur 1.43 Knop VAC type toevoegen

Figuur 1.43 Knop VAC type toevoegen

Nadat je op de knop 'VAC type toevoegen' hebt geklikt zie je een veld verschijnen, zoals in onderstaand Figuur 1.44 is weergegeven, waar je de naam van het nieuwe VAC type kunt invullen. Klik op het diskette icoontje en het VAC type is toegevoegd.

Figuur 1.44 VAC type toevoegen

Figuur 1.44 VAC type toevoegen

1.15 Variabelen


Klik vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Variabelen' om bij het menu item 'Variabelen' te komen zoals in onderstaand Figuur 1.45 is weergegeven.

Figuur 1.45 Menu item Variabelen

Figuur 1.45 Menu item Variabelen

In het menu item 'Variabelen' zie je het overzicht met toegevoegde variabelen staan, zoals dit in bovenstaand Figuur 1.45 is weergegeven. Boven het overzicht zie je een veld 'Filter' staan met behulp waarvan je op een bepaalde variabele kunt zoeken. Typ een trefwoord in het veld 'Filter' en indien van toepassing worden de variabelen eruit gefilterd die (een deel van) het ingevoerde tekstgedeelte bevatten. Wanneer een variabele niet terug komt in de lijst dien je de zoekcriteria te verfijnen.

Voor het toevoegen van een nieuwe variabele, klik op de knop 'Variabele toevoegen' zoals in onderstaand Figuur 1.46 is weergegeven. 

Figuur 1.46 Knop variabele toevoegen

Figuur 1.46 Knop variabele toevoegen

Nadat je op de knop 'Variabele toevoegen' hebt geklikt, verschijnt een popup venster waarin de nieuwe variabele gedefinieerd kan worden zoals bijvoorbeeld in onderstaand Figuur 1.47 is weergegeven. 

Figuur 1.47 Variabele toevoegen

Figuur 1.47 Variabele toevoegen

Bovenstaand Figuur 1.47 is een voorbeeld van een variabele van het type 'text'. Naast het type 'text' kun je voor de variabele ook de typen 'link' of 'document' in een variabele opnemen. Dus je kunt door het veld 'Type' uit bovenstaand Figuur 1.47 aan te passen, in de variabele in plaats van een tekst ook verwijzen naar een link (zie Figuur 1.48 hieronder) of naar een document (zie Figuur 1.49 hieronder)

Figuur 1.48 Variabele type link

Figuur 1.48 Variabele type link

Figuur 1.49 Variabele type document

Figuur 1.49 Variabele type document

Stel je hebt de variabele 'Taal' van het type 'text' zoals in bovenstaand Figuur 1.47 toegevoegd. Je ziet de toegevoegde variabele vervolgens in het overzicht staan, zoals in onderstaand Figuur 1.50 is weergegeven.

Figuur 1.50 Variabele

Figuur 1.50 Variabele

Klik op de naam van de variabele en deze wordt in een pop up scherm geopend zoals in het Figuur 1.51 hieronder. 

Figuur 1.51 Variabele taal

Figuur 1.51 Variabele taal

Als je een variabele eenmaal hebt toegevoegd, kun je achteraf het veld 'Taal' wijzigen. Dit is in bovenstaand Figuur 1.51 mooi te zien doordat het veld 'Taal' niet meer grijs is weergegeven. Tijdens het toevoegen van de variabele was het niet mogelijk om het veld 'Taal' te wijzigen (zie in eerder Figuur 1.47). Door het veld 'Taal' op een andere taal te zetten, kun je als waarde de vertaalde versie van de variabele in die gekozen taal invullen. Wanneer je de kennisbank in een andere taal zou raadplegen, zul je de variabele dan ook direct vertaald in die beschikbare taal zien staan. 

1.16 Vertalingen


Als je vanuit het tabblad 'Kennisbank' op de knop 'Vertalingen' klikt, kom je bij het menu item Vertalingen terecht zoals in onderstaand Figuur 1.52 (Menu item Vertalingen) is weergegeven. 

Figuur 1.52 Menu item Vertalingen

Figuur 1.52 Menu item Vertalingen

In het menu item 'Vertalingen' vind je alle teksten in de kennisbank die vertaald kunnen worden. Onderstaand Figuur 1.53 geeft een voorbeeld weer van de te vertalen teksten.

Figuur 1.53 Vertalingsteksten

Figuur 1.53 Vertalingsteksten

Bovenaan het scherm kun je met behulp van de filterfunctie zoeken op de gewenste tekst. Door bij de optie 'niet vertaald' een vinkje te zetten worden alleen de teksten weergegeven die niet zijn vertaald. Via het drop down menu bij 'Naar' is het verplicht om aan te geven naar welke taal je wilt omschakelen om daar de teksten voor te vertalen. 

In de linkerkolom staat de huidige taal en in de rechterkolom kun je de vertaling invoeren. Klik vervolgens bij de gewenste tekst in de rechterkolom naast de tekst en voer in het veld de desbetreffende vertaling voor de tekst in. Met de klik de knop 'HTML Editor', rechts in de rij bij de desbetreffende tekst, kun je indien gewenst de teksten in HTML bewerken. Je krijgt dan een pop up scherm te zien, zoals dit in onderstaand Figuur 1.54 is weergegeven. Door te klikken in het veld met de tekst verschijnt er een werkbalk om de tekst verder in HTML te bewerken. Klik na de bewerking op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren. Indien de de bewerking wilt afbreken, klik dan op de knop 'Annuleren'

Figuur 1.54 HTML Editor

Figuur 1.54 HTML Editor 

De functie vertalingen is ook in de overige menu items te vinden, waarmee je gericht kunt zoeken op vertalingen die zich enkel beperken tot het desbetreffend menu item. Je zoekt dan enkel op vertalingen binnen één menu item, terwijl je via het menu item 'Vertalingen' alle teksten over de hele kennisbank te zien krijgt. De vertaalfunctie binnen andere menu items is te raadplegen door middel van de knop 'Vertalen' zoals in onderstaand Figuur 1.55 is weergegeven. 

Figuur 1.55 Knop vertalen