2. VACs Kennisbank

Hier vind je:

• uitleg over het VAC overzichtsscherm
• uitleg over het VAC detailscherm en het bewerken van een VAC
• uitleg over hoe je een VAC aanmaakt
• uitleg over de levenscyclus van een VAC.

Meteen naar:

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt het onderdeel VACs binnen de Kennisbank toegelicht. VAC staat voor 'Vraag Antwoord Combinatie'. Achtereenvolgens komen het VAC overzichtsscherm, VAC detailscherm, het aanmaken van een nieuwe VAC en de levenscyclus van een VAC aan bod.

VACs overzichtsscherm

Als je op het tabblad VACs klikt kom je in het VAC overzichtsscherm. Zie figuur 2.1.

_{Figuur 2.1 VAC Overzichtsscherm}

Het VAC overzichtsscherm bestaat uit verschillende kolommen, welke van links naar rechts hieronder worden toegelicht:

• Selectievakje: hiermee kun je de regel aan of uitvinken (dit gebruik je om een Bulkoperatie te doen).
• Code: bevat de code van de VAC.
• Vraag: bevat de vraag die bij de betreffende VAC hoort.
• Laatste status: geeft de status weer die op dit moment bij de VAC hoort.
• Datum: toont de datum waarop de status is toegevoegd.
• Opmerking: hier staat de opmerking die hoort bij de laatste status.
• Auteur: hier staat de auteur van de VAC.

Je kunt de kolommen sorteren door op het pijltje naast de kolomtitel te klikken. Zie Figuur 2.2. Als je op het bovenste pijltje klikt sorteer je de kolom oplopend. Als je op het onderste pijltje klikt selecteer je de kolom aflopend.  

_{Figuur 2.2 Sorteren kolommen}

2.1.1 Filteren en zoeken in de lijst met VACs

Bovenaan de lijst zie je verschillende mogelijkheden om de lijst met VACs te filteren. Zie Figuur 2.3.

_{Figuur 2.3 Filteren in de lijst met VACs}

• In het veld onder 'Filter' kun je een tekst invoeren en de lijst daarop filteren.
• In de dropdown bij 'Auteur' kies je de auteur. De VACs die gekoppeld zijn aan de gekozen auteur zijn zichtbaar. 
• Onder 'Groepen' kun je een groep kiezen, zoals 'Onderwijs' of 'Fietser'. Je ziet alleen de VACs die betrekking hebben op de gekozen groep.
• Onder 'Status' kun je een status selecteren. Welke statussen een VAC kan hebben en wat dit betekent, lees je in paragraaf Status van een VAC
• Bij het veld 'Collectie' kun je kiezen van welke collectie je de VACs wil zien.
• Bij 'Resultaten' kies je het aantal resultaten dat je wilt zien. Indien er meer resultaten zijn dan de gekozen waarde in dit veld, dan verschijnt er een melding boven de lijst. De zoekcriteria dienen dan verfijnd te worden.
• Als je het vinkje bij 'Ook in gearchiveerde VACs zoeken' aanvinkt, zoek je ook in de VACs die gearchiveerd zijn.   

Paginering en aantal resultaten per pagina kiezen

Onder aan de lijst zie je aan de linkerkant de paginanummers en aan de rechterkant, het aantal resultaten dat per pagina getoond moet worden. Zie figuur 2.4.

_{Figuur 2.4 Paginering en aantal resultaten per pagina}

Met de getallen aan de linkerkant selecteer je welke pagina met resultaten je wilt zien. Met de pijltjes '<<' en '>>' kun je naar respectievelijk de vorige en volgende pagina gaan. Met de getallen aan de rechterkant selecteer je of je '10'. '25', '50' of '100' resultaten per pagina wilt zien.

Bulkoperatie

Het is mogelijk om bulkoperaties uit te voeren op de VACs. Het uitvoeren hiervan is voorbehouden aan de Eindredacteur. Dit kan met de knop 'Bulkoperatie', te vinden onder de lijst met VACs. Zie Figuur 2.5.

_{Figuur 2.5 Bulkoperatie}

Je selecteert eerst de VACs in de lijst waar je een bulkoperatie op uit wilt voeren. Dit doe je door een vinkje te zetten voor de betreffende VACs in de lijst. Zie figuur 2.6.

_{Figuur 2.6 Meerdere VACs selecteren}

Vervolgens klik je op de knop 'Bulkoperatie' (Figuur 2.5). Je kunt dan in een pop-up venster de volgende bulkoperaties uitvoeren. Zie Figuur 2.7.

• De review periode van een set VACs wijzigen (deze staat standaard op 3 maanden)
• De auteur van een set VACs wijzigen
• De uitgever van een set VACs wijzigen
• De relatie met groep toevoegen aan een set VACs
• Een actie toepassen op een set VACs. De actie wordt alleen uitgevoerd op een VAC als deze voldoet aan de juiste criteria. Zo zal bijvoorbeeld een VAC met status 'actief' niet (opnieuw) gepubliceerd worden.
  
  • Als je kiest voor publiceren, dan worden de VACs direct gepubliceerd, hiermee verandert ook de status naar 'actief'.
  • Als je kiest voor archiveren, dan worden de VACs gearchiveerd, hiermee krijgen ze ook de status 'gearchiveerd'.
  • Als je kiest voor herzien, dan wordt de review periode als ware gereset. De uiterlijke review datum, wordt opgehoogd met de in die VAC ingestelde review periode.
  • Als je kiest voor moet worden herzien, dan gaat er een melding naar de auteur van de VAC, met het verzoek de VAC te herzien. De VAC krijgt de status 'Te herzien`.

Als je op de knop 'Uitvoeren' klikt (zie Figuur 2.7), wordt de bulkoperatie uitgevoerd. Met de knop 'Annuleren' ga je terug naar het vorige scherm en annuleer je de bulkoperatie.

_{Figuur 2.7 Bulkoperatie uitvoeren}

Tijdens het uitvoeren van de bulkoperatie wordt per VAC getoond of de operatie is geslaagd of niet. Zie Figuur 2.8.

_{Figuur 2.8 Verwerken van de bulkoperatie}

Importeren

Middels de knop 'Importeren' kunnen VACs met de bijbehorende antwoorden worden geïmporteerd. De knop bevindt zich links onder de lijst met VACs, zie Figuur 2.1.

Importbestand

Het formaat van het importbestand (een *.xls of *.xlsx Excel bestand) ziet er als volgt uit (Figuur 2.9):

_{Figuur 2.9 Importbestand}

• Op de eerste regel staan de kolomkoppen. Deze zijn als volgt:
  • Op A1 staat 'question'. In deze kolom staan de vragen.
  • Per antwoordtype is er een kolom. De kolomkop moet overeenkomen met de naam van het antwoordtype. Verplichte antwoordtypes dienen altijd opgenomen te worden in het bestand, andere types zijn optioneel.
• In de eerste kolom staat de vraag, dit is tevens de titel van de VAC.
• In de andere kolommen staan de antwoorden per antwoordtype.
• De lengte van de tekst wordt beperkt door Excel.

Geïmporteerde velden

In onderstaand schermvoorbeeld (Figuur 2.10) wordt aangegeven waar de inhoud van het importbestand, na het importeren ervan, terecht komt in het VAC beheerscherm. Het gaat hierbij om de eerste VAC, op regel 2 in Figuur 2.9. 

_{Figuur 2.10 Geïmporteerde velden}

Op te merken zijn de volgende zaken:

• Zaken die geen onderdeel uitmaken van de import worden gevuld met de standaardinstelling (zoals 'Kanaal' in dit voorbeeld) of leeggelaten (er zijn bijvoorbeeld geen relaties, doelgroepen, doelsystemen of vertalingen gekoppeld).
• Variabelen opnemen in de tekst kan, maar deze moeten al bestaan in het systeem voordat de import plaatsvindt.
• De content van de antwoorden ondersteunt HTML (zoals hyperlinks).
• De redacteur (auteur) van de VAC wordt gezet op de gebruikersnaam van degene die de import heeft uitgevoerd.
• De doelgroepen die zijn gekoppeld aan de antwoordtypes blijven ook na de import gekoppeld.
• Elke regel in het importbestand moet voor elk veld vulling hebben (al is het maar een spatie).
• De import voegt alle regels toe; er vindt geen synchronisatie plaats (bij herhaald importeren van hetzelfde bestand ontstaan dus dubbele VACs).
  

VAC detailscherm

Als je op een VAC in het VAC overzichtsscherm klikt, kom je in het detailscherm van de VAC. In dit voorbeeld worden twee soorten VAC detailschermen toegelicht: een actieve VAC (Figuur 2.11) en een concept VAC (Figuur 2.13). Meer over de levenscyclus van de VAC, lees je in Levenscyclus van een VAC.

Actieve VAC detailscherm

_{Figuur 2.11 Actieve VAC detailscherm}

• Aan de linkerkant zie je de knop 'Archiveren'. Hiermee kun je de VAC archiveren. Dit kan alleen als je de rol 'Eindredeacteur' hebt. Meer over rollen lees je in paragraaf Rollen.
• Verder zie je aan de linkerkant, de code van de VAC, wat de gepubliceerde versie is, en de status van de versie die je voor je hebt (in dit geval actief).
• Onder de status, zie je opmerkingen die geplaatst zijn bij het doorzetten van de VAC.
• In het veld algemene memo kun je op elk moment een memo plaatsen bij de VAC. Die is voor iedereen die de VAC beheert zichtbaar.

In het midden van de pagina zie je de vraag waar het om gaat en verschillende tabbladen: 'Antwoorden', 'Metadata', 'Relaties', 'Vertalen' en 'Historie'. Deze tabs worden elk toegelicht in de paragrafen onder paragraaf Nieuwe VAC maken.

Als je te maken hebt met een actieve VAC, heb je rechts bovenin het detailscherm twee knoppen: 'Review ok' en 'Nieuw concept'. Zie Figuur 2.12.

_{Figuur 2.12 Knoppen Review OK en Nieuw concept}

Met de knop 'Review ok', geef je aan dat je de VAC ok vindt. Hiermee wordt de review periode gereset en opgehoogd naar + <de gespecificeerde review periode>. Standaard staat de review periode op 3 maanden. Deze actie kan alleen gedaan worden door een eindredacteur. 

Met de knop 'Nieuw concept' maak je een nieuwe versie van de VAC. Tenzij er al een concept bestaat van deze VAC (dan wordt de knop ook niet getoond).

Concept VAC detailscherm

Als je het detailscherm van een concept VAC opent, zie je het volgende scherm (Figuur 2.13).

_{Figuur 2.13 Concept VAC detailscherm}

• Aan de linkerkant zie je de knop 'Publiceren'. Hiermee kun je de VAC publiceren. Dit kan alleen als je de rol 'Eindredeacteur' hebt. Een mutatie gedaan door een auteur wordt niet direct gepubliceerd, maar pas na goedkeuring door de Eindredacteur.
• Verder zie je aan de linkerkant, de code van de VAC, wat de gepubliceerde versie is, en de status van de versie die je voor je hebt (in dit geval concept).
• Onder de status, zie je opmerkingen die geplaatst zijn bij het doorzetten van de VAC.
• In het algemene memo kun je op elk moment een memo plaatsen bij de VAC. Die is voor iedereen die de VAC beheert zichtbaar.

In het midden van de pagina zie je de vraag waar het om gaat en verschillende tabbladen: 'Antwoorden', 'Metadata', 'Relaties', 'Vertalen' en 'Historie'. Deze tabs worden elk toegelicht in de paragrafen onder hoofdstuk Nieuwe VAC maken.

Als je een concept van een VAC voor je hebt, kun je die wijzigen of verwijderen. Indien je een concept wilt wijzigen, klik je op het tabblad waarin je de wijzigingen wilt uitvoeren. Je wijzigt de gegevens. Je klikt rechtsboven in het scherm op de knop 'Opslaan' (zie Figuur 2.14), om de wijzigingen op te slaan. Opslaan wijzigt niets aan de status van de VAC en leidt ook niet tot meldingen in de audit log. Als je het concept wilt verwijderen, klik je op de knop 'Concept verwijderen'.

_{Figuur 2.14 Knoppen voor concept verwijderen en opslaan}

Nieuwe VAC maken

De basisinformatie voor het toevoegen van een nieuwe VAC is te vinden in onderstaande video. Uitgebreidere informatie is de lezen in de tekstuele uitleg onder de video.

Kennisbank nieuwe vraag toevoegen.mp4

Om een nieuwe VAC te maken klik je in het VAC overzichtsscherm (zie Figuur 2.1) rechtsonder op de knop 'Nieuwe maken'. Zie Figuur 2.15.

_{Figuur 2.15 Knop voor nieuwe VAC maken}

Je komt in het scherm waar je een nieuwe VAC aanmaakt. Zie Figuur 2.16.

_{Figuur 2.16 Nieuwe VAC aanmaken}

Bovenin het scherm vul je de Nieuwe VAC titel in (de vraag die beantwoord zal worden). Met het diskette icoon sla je de titel op. Met het blauwe pijltje daarnaast kun je een wijziging annuleren. Na het opgeven van de VAC titel, vul je per tabblad de gewenste gegevens in. De tabbladen worden besproken in de volgende paragrafen.

Tab antwoorden

Onder de tab 'antwoorden' zie je de verschillende antwoordtypes. Standaard zie je alle als 'verplicht' geconfigureerde antwoordtypes. In dit voorbeeld is dat 'Kort antwoord'. Zie Figuur 2.16. Je typt de tekst door met je cursor in het tekstveld te gaan staan en vervolgens te typen. Meer over het aanmaken van antwoordtypen lees je in Nieuw antwoordtype toevoegen.

Werken met variabelen

In de Kennisbank zijn een aantal elementen binnen meerdere VACs in gebruik, zoals de openingstijden van gemeentelijke locaties, de adressen van gemeentelijke locaties, de prijzen van producten, veel gebruikte telefoonnummers, algemene contactgegevens, etc. Het is mogelijk om variabelen zelf te definiëren (en te vullen met veelgebruikte elementen) en te gebruiken binnen de VACs. Die repeterende elementen in variabelen kunnen worden opgeslagen. Het definiëren van nieuwe variabelen is gekoppeld aan de rol van Eindredacteur. Een overzicht van de variabelen die aangemaakt zijn vind je in het beheergedeelte. Zie  1.15. Variabelen . Hier wordt ook beschreven hoe je een nieuwe variabele aanmaakt.

Om een opgeslagen variabelen in te voegen in je tekst, klik je op het tekstveld, zie Figuur 2.17. Je klikt vervolgens in het blokje dat verschijnt op de 'V' van variabele. 

_{Figuur 2.17 Variabelen invoeren in tekst}

Er verschijnt een pop-up waarin je de variabele kunt selecteren. Zie Figuur 2.18. Je ziet een aantal gegevens die bij de variabele horen. Namelijk:

• Naam van de variabele: je kiest uit de lijst met beschikbare variabele degene die je wilt gebruiken. 
• Omschrijving: hier zie je omschrijving van de variabele. 
• Taal: je kunt de taal kiezen die je wilt gebruiken. Per taal kan namelijk een andere waarde ingevuld zijn binnen een variabele. 
• Type: kan tekst, document en link als waarde hebben.
• Waarde: hier staat de inhoud van de variabele. Die ziet de gebruiker aan de voorkant in het loket/de kennisbank. 

_{Figuur 2.18 Variabelen selecteren}

Na het kiezen van de variabele en eventueel het selecteren van de taal, klik je op de knop 'Opslaan', om de variabele in te voegen in je tekst.

Als je een VAC in het bewerkt, zoals je in dit voorbeeld doet, dan zie je de naam van de variabele zelf en niet de inhoud van de variabele. Als je op het oogje klikt in de editor, naast de 'Add Variabele' knop in Figuur 2.19, dan krijg je een preview van de inhoud van de variabele, zoals je die in je actieve VAC zult zien in bijvoorbeeld het KCS of de Kennisbank.

_{Figuur 2.19 Preview tonen van tekst}

Nieuw antwoordtype toevoegen

Als je een nieuw antwoordtype wilt toevoegen klik je op de dropdown onder in beeld. Je ziet dan de antwoordtypes waar je uit kunt kiezen. Zie Figuur 2.20.

_{Figuur 2.20 Nieuwe antwoordtype toevoegen}

Selecteer een antwoordtype en klik op de knop 'Antwoordtype toevoegen' om deze toe te voegen. Het antwoordtype verschijnt in de lijst erbij. Zie Figuur 2.21.

_{Figuur 2.21 Nieuwe antwoordtype toegevoegd}

Met het rode kruisje achter het antwoord, verwijder je het antwoord.

Met het teken vóór het antwoord, kun je de antwoordtypes naar boven en beneden verplaatsen en op die manier de volgorde aanpassen.

Met de dropdown achter het veld 'Kanaal', selecteer je het kanaal waarvoor het antwoord van toepassing is. Dit kun je per antwoordtype instellen.

Standaard staat dit kanaal op een waarde die je gekozen hebt in de beheerschermen van de Kennisbank. Zie voor meer uitleg over de standaard kanaal keuze: Kanalen .

Tab metadata

Onder het tabblad 'Metadata' vul je de metadata in die bij de VAC horen. Zie Figuur 2.22.

_{Figuur 2.22 Tabblad metadata}

Je ziet verschillende velden in dit scherm, welke hieronder worden toegelicht.

• Versie: hier staat de versie van de VAC. Deze wordt automatisch door het systeem opgehoogd bij het aanmaken van een nieuwe conceptversie
• Omschrijving: hier vul je een omschrijving van de versie in.
  
• Aangeraden: door het vinkje aan te zetten komt de VAC bovenaan de lijst in de gadget 'populaire vragen', ongeacht het aantal opvragingen. 
• Collecties: je kiest hier de collectie waar de VAC. Een VAC kan aan meerdere collecties gekoppeld worden.
• Doelgroepen: je kiest de doelgroep waarvoor de (hele) VAC bestemd is. Dit is anders dan de doelgroep die je per antwoordtype kunt instellen, zoals beschreven in paragraaf  Antwoordtypen. De doelgroep bij de VAC bepaalt de zichtbaarheid van de hele VAC, die bij het antwoordtype bepaalt alleen de zichtbaarheid van dat antwoord
• Auteur: je selecteert hier de auteur  van de VAC.
  
• Organisatie van opstelling en aanlevering: de organisatie die de VAC heeft opgesteld en aangeleverd.  
  
• Organisatie met wettelijke verantwoordelijkheid: de organisatie de wettelijk verantwoordelijk is voor de VAC.
  
• Begin: je kiest hier de datum vanaf wanneer de VAC actief moet zijn.
• Einde: je kiest hier de datum waarop de VAC automatisch wordt gearchiveerd (archiefdatum).
  
• Review periode: dit is de periode waarin de VAC open staat voor review. Deze staat standaard op 3 maanden. Na 3 maanden krijgt de VAC automatisch de status 'Te herzien' en op grond daarvan krijgt de auteur een mail.
  
• Gepubliceerd naar: hier vul je de systemen in waar de VAC naar gepubliceerd moet worden. Bijvoorbeeld het loket of KCS. 
  
• Uitgever: dit is de eindredacteur. Default is dat de 'standaard uitgever' gekoppeld aan de gebruiker. 
• Organisatie met bijdrage aan inhoud: de organisatie die heeft bijgedragen aan de inhoud (dit kunnen meerdere organisaties zijn). 

Tab relaties

Onder tab 'Relaties' kun je relaties aanleggen tussen de VAC en verschillende elementen. Je ziet dan het volgende scherm (Figuur 2.23).

_{Figuur 2.23 Tabblad Relaties}

• Gerelateerde VACs: typ minimaal drie karakters en er wordt gefilterd op de VACs waarin die drie karakters achtereenvolgens zitten. Je selecteert een VAC en deze wordt toegevoegd. 
• Gerelateerde producten: klik op het pijltje in de dropdown, en selecteer het product dat aan de VAC gerelateerd moet worden. Er worden links getoond bij de VAC/het product die zie je als raadpleger van het systeem.
• Gerelateerde onderwerpen: klik op het pijltje in de dropdown, en selecteer uit de lijst een onderwerp dat je wilt relateren aan de VAC. Een onderwerp is bijvoorbeeld 'Onderwijs'.
• Gerelateerde profielen: klik op het pijltje in de dropdown en selecteer een profiel dat je wilt relateren aan de VAC.
• Gerelateerde situaties: klik op het pijltje in de dropdown en selecteer een situatie die je wilt relateren aan de VAC.
• Synoniemen: klik in dit veld en je kunt vervolgens tekst typen om te filteren op de lijst Termen waarbij synoniemen zijn gedefinieerd. De VAC wordt vindbaar op de synoniemen die zijn gekoppeld aan de termen die hier worden toegevoegd.

NB. Onderwerpen, profielen en situaties zijn voorbeelden van hoofdgroepen die je aan kunt leggen onder 'groepen' beheer. Levensgebeurtenissen is hier ook een voorbeeld van.

Je kunt per onderdeel meerdere VACs, producten, onderwerpen, profielen, situaties, levensgebeurtenissen en synoniemen toevoegen.

Je verwijdert een relatie door achter die relatie op het rode kruis te klikken. Zie Figuur 2.24. Het groene pijltje voor de VAC geeft aan wat voor relatie het is.

_{Figuur 2.24 Gerelateerde VAC toevoegen}

Er zijn drie soorten pijltjes:

Pijltje naar rechts: dat wil zeggen dat vanuit de VAC die je in je detailscherm voor je hebt, een relatie is gelegd met de VAC die je onder het kopje 'Gerelateerde VACs' ziet.

Pijtlje naar links: er is vanuit een andere vraag een relatie gelegd met de VAC.

Pijltje heen en weer: er is vanuit beide VAC's een relatie gelegd naar elkaar.

Tab vertalen

Als je op de tab 'Vertalen' klikt, kom je in het scherm zoals te zien in het onderstaande Figuur 2.25. Je kunt hier vertalingen invoeren voor alle vertaalbare termen in deze VAC.

_{Figuur 2.25 Tabblad vertalen}

• Bovenin zie je een filter veld. Je kunt een zoekterm invoeren waar de lijst op gefilterd wordt. 
• Naast het filterveld kun je de optie 'Niet vertaald' aanvinken. Je ziet dan alleen de teksten die nog niet vertaald zijn.
• Aan de linkerkant zie je de standaard taal (in dit geval Dutch).
• Aan de rechterkant kun je in de dropdown bij 'naar' de taal kiezen waarvoor je vertalingen wilt invoeren (in dit voorbeeld English).
• In de kolom onder de dropdown voer je vervolgens in het tekstveld de vertaling in.
• Met de knop 'HTML editor' naast het tekstveld kun je de vertaling in een editor invoeren. De editor ondersteunt HTML.
  

In het beheer gedeelte van de kennisbank kun je de talen toevoegen, verwijderen en aangeven welke taal standaard en actief moet zijn. Zie hiervoor Talen.

Tab historie

Via de tab 'Historie' heb je inzicht in de historie van de VAC. Zie Figuur 2.26

_{Figuur 2.26 Tabblad historie}

• Bovenin zie je de levenscyclus van de VAC. In elk blokje staat een getal, dat geeft de versie aan. Erachter staat de status. De blokjes zijn geordend op een tijdlijn, op die manier kun je zien wanneer een versie van een VAC welke status heeft gekregen. Een blokje zonder status erin geeft de tijdsduur van de status Actief. De versies volgen elkaar altijd op. Je kunt op een plek gaan staan met je cursor en met de scrolfunctie in- en uitzoomen op de tijdlijn. Je kunt de tijdlijn ook heen en weer slepen.
• Binnen deze levenscyclus kun je ook filteren. Als je bijvoorbeeld links bovenin 'concept' intypt in het filterveld, dan zie je alleen de blokjes die 'concept' bevatten.
• Onder de visuele weergave van de levenscyclus staat de 'Versie informatie' en een overzicht van de acties die binnen die versie zijn gedaan. Dit blok bevat informatie over de versie die je erboven hebt aangeklikt.
• Als je binnen de versie informatie op de knop 'Bekijken' klikt, dan wordt die versie geladen in het beheerscherm. Op deze manier kun je bijvoorbeeld een nieuw concept maken op basis van een veel oudere versie.
  

Opslaan en publiceren van de VAC

Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op de knop 'Opslaan' om de VAC op te slaan. Zie het rechter rode kader in Figuur 2.27. 

Als je de VAC wilt publiceren, dan klik je op de knop 'Publiceren', zie het rode kader aan de linkerkant in Figuur 2.27.

_{Figuur 2.27 Opslaan en Publiceren van een VAC}

Levenscyclus van een VAC

Een VAC heeft een duidelijke levenscyclus. Een nieuwe VAC wordt gemaakt door een auteur (redacteur) of Eindredacteur. (Meer over de rollen lees je in paragraaf 1.10. Rollen). Dit kan op eigen initiatief of op basis van een suggestie. Het inhoudelijke beheer van een VAC wordt doorgaans uitgevoerd door een auteur. Een VAC wordt automatisch gearchiveerd op de einddatum, maar kan ook daarvoor handmatig worden gearchiveerd. Zie in onderstaande Figuur 2.28, de levenscyclus van een VAC.

_{Figuur 2.28 Levenscyclus van een VAC}

De status, versie en kwaliteitscheck (review) van een VAC zijn hierin belangrijke elementen. In de volgende paragrafen worden deze elementen en hul rol in het proces toegelicht. 

Status van een VAC

De volgende statussen worden onderscheiden:

• Actief: op dit moment online of in de toekomst.
• Gearchiveerd: de VAC is niet (meer) gepubliceerd (de einddatum is bereikt - dagelijks wordt automatisch gecontroleerd welke VACs deze status moeten krijgen). Content wordt nooit verwijderd maar kent in alle gevallen deze status als eindstatus.
• Concept: de VAC is nieuw of een nieuwe versie van een bestaande VAC.
• Wachtend op akkoord: de VAC kan worden bewerkt of gepubliceerd door de eindredacteur.
• Te herzien: de VAC moet herzien worden. Deze status wordt automatisch gezet door het systeem bij het verstrijken van de reviewperiode of als er met een bulkoperatie gekozen is voor de actie 'moet worden herzien'.

In de dropdown in het overzichtsscherm, zie je deze statussen ook terug. Zie Figuur 2.29.

_{Figuur 2.29 Mogelijke statussen van een VAC}

In het volgende plaatje (Figuur 2.30) zie je hoe de statussen (en acties daar tussen) met elkaar samenhangen.

_{Figuur 2.30 Samenhang statussen van een VAC}

Versie van een VAC

De auteur maakt een nieuwe VAC of een nieuwe versie van een bestaande VAC. Deze VAC krijgt automatisch de status ‘Concept’. Het versienummer wordt op dit moment nog niet gevuld. Als de auteur een versie maakt, blijft de oude versie actief (mits de einddatum niet verlopen is) totdat de nieuwe versie de oude versie vervangt. Er kan maximaal één VAC online (is op een bepaald tijdstip actief) zijn, maar er kunnen wel meerderde (toekomstig) actieve VACs zijn. Een nieuwe VAC wordt op basis van de auteur standaard gekoppeld aan een eindredacteur (dit is aan te passen). Nieuwe VACs en gewijzigde VACs worden na publiceren direct verwerkt in zowel KCS als Digitaal Loket, tenzij de ingangsdatum in de toekomst ligt.

Een VAC kent de volgende versies:

• Concept (Geen start- en einddatum gevuld)
• Actief (startdatum gevuld en een einddatum is optioneel)
• Gearchiveerd (stardatum gevuld, einddatum ligt in het verleden).

De aanduiding van de versie vind je onder andere terug in het VAC detailscherm aan de linkerkant of onder het tabblad Historie. 

Er is een audit-trail zodat je kunt zien wanneer door wie de wijziging is voorgesteld en goedgekeurd. De audit-trail is te vinden onder het tabblad Historie.

Kwaliteitscheck

Een VAC wordt periodiek gecontroleerd op actualiteit en juistheid. Om dit te signaleren is er aan een VAC altijd een review periode gekoppeld. Die staat standaard op 3 maanden, maar kan naar wens verlengd of verkort worden. Dat wil zeggen dat de auteur van de VAC na 3 maanden een herinnering krijgt en de VAC moet herzien. De auteur ontvangt een e-mail waarin gemeld wordt dat er te reviewen content is met een link naar het BeheerPortaal. In het BeheerPortaal is de review eenvoudig te verwerken. Als aanpassing niet nodig is, wordt de review periode opnieuw gestart en wordt er geen nieuwe versie gemaakt. Als je wel iets aanpast volg je het standaard proces voor het wijzigen van content en wordt er wel een nieuwe versie gemaakt (inhoudelijke wijziging) en gaat de VAC voor publicatie naar de eindredacteur.

Indien een auteur een VAC maakt en deze publiceert via de knop 'Publiceren', dan wordt deze ter review aangeboden aan de eindredacteur. In het overzichtsscherm met de VACs ziet de eindredacteur de VAC in zijn/haar lijst met de status 'Wachtend op akkoord'.

Als je vervolgens op de VAC klikt kom je in het detailscherm. De eindredacateur kan indien hij/zij met de VAC akkoord is, deze publiceren met de knop 'Publiceren'. Zie Figuur 2.31. Ook kan de eindredacteur de VAC afwijzen met de knop 'Afwijzen'. Er verschijnt dan een pop-up met de mogelijkheid om commentaar te sturen naar de auteur en de status van de VAC gaat terug naar concept.

_{Figuur 2.31 Publiceren of afwijzen van een VAC na review}