Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Introductie Digitale postkamer


Het doel van de Exxellence Postkamer is het koppelen van binnengekomen brieven en documenten aan nieuwe of bestaande zaken zodat deze behandeld of ingezien kunnen worden binnen het zaaksysteem. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de correspondentie gedigitaliseerd is door de gemeente, deze registratie zal meestal binnen de DIV afdeling (Digitale Informatie Voorziening) plaatsvinden.

Na de registratie van de documenten zal de verantwoordelijke medewerker ze omzetten in nieuwe of bestaande zaken op basis van de inhoud van de stukken. Om een zaak aan te maken of informatie aan een bestaande zaak toe te voegen dient hij of zij een klein aantal stappen te doorlopen. Globaal gezien gebeurt hierbij het volgende:

  • Een of meerdere geregistreerde documenten of een metadatabestand worden geselecteerd voor verwerking
  • Afhankelijk van de inhoud wordt ervoor gekozen om een nieuwe zaak aan te maken of om informatie aan een bestaande zaak toe te voegen
  • Indien het document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt, zal om het zaaknummer gevraagd worden of kan deze worden opgezocht. Vervolgens wordt het document aan de zaak toegevoegd.
  • Indien er een nieuwe zaak geregistreerd dient te worden zal de medewerker het relevante zaaktype selecteren, de indiener vastleggen, eventueel metadata toevoegen en tenslotte de zaak registreren binnen het Exxellence zaaksysteem.
  • Hierna wordt de zaak behandeld zoals dit normaal zou gebeuren binnen de gemeente.


Er zijn twee manier om de gescande documenten te verwerken: met het gebruik van metadata en zonder het gebruik van metadata.


1 Verwerken met en zonder gebruik van metadata


Afhankelijk van de scanvoorziening, kan er een metadatabestand aangemaakt worden dat alle bestanden beschrijft die deel uitmaken van dezelfde zaak. Een metadata bestand is een bestand dat informatie bevat over een ander bestand en kan dus gezien worden als data over data.

In het postkamer scherm worden de bestanden die een metadata bestand hebben automatisch in een tabel bij elkaar gezet en als er losse bestanden zijn, dan worden deze automatisch in een tabel eronder gezet.

Wanneer er bestanden met een e-mailbericht meegestuurd worden, wordt er een metadatabestand aangemaakt dat onder andere beschrijft welke bestanden bij elkaar horen. Ook het e-mailbericht zelf wordt als een bestand met de extensie 'EML' meegestuurd. 

1.1 Starten

Je komt bij de Digitale Postkamer terecht door te klikken op het tabblad ‘Zaken’ en vervolgens op 'Postverwerking’, waarna je het onderstaande scherm ziet:

Het eerste onderdeel op het scherm binnen 'Postverwerking' is de zogenoemde 'broodkruimelnavigatie' ('Huidige map') waarmee je in één oogopslag kunt zien in welke map je zit. Bij het openen van de postverwerking geeft deze standaard de waarde 'Start' weer. Als er eventueel één of meerdere submappen beschikbaar zijn dan worden deze bovenin weergegeven.

Wanneer je hier een keuze maakt kom je op het volgende scherm:

Figuur 5.21b Postverwerking

Door op een bestandsnaam te klikken wordt aan de rechterkant een preview weergegeven en het bestand geselecteerd. Nadat een selectie is gemaakt kunnen de documenten worden verwerkt door op de knop Verwerken te klikken. Je kunt een selectie van losse bestanden (zonder metadata) aanvinken door middel van de checkboxes of een radiobutton selecteren. In het laatste geval verwerk je een pakketje bestanden met metadata. 

Als op de knop verwijderen wordt geklikt worden de geselecteerde bestanden verwijderd. De knop verwijderen wordt alleen weergegeven indien de gebruiker hiervoor rechten heeft.  

Tevens is het mogelijk om de documenten te sorteren door op de kolomnaam te klikken en het is mogelijk om documenten te filteren door een zoekwaarde op te geven in het veld zoeken. 

 

1.2 Verwerken

In dit voorbeeld worden bestanden met metadata verwerkt. Als je een metadatabestand geselecteerd hebt en gekozen hebt voor 'Verwerken', kom je terecht in het 'Postverwerking' scherm.

Op het rechterdeel van het scherm kun je voorbeelden van bestanden zien. Wanneer je op een documentnaam klikt, wordt het bestand in het preview-venster rechts getoond. Wanneer het niet mogelijk is een preview van het document te tonen, wordt dit aangegeven met de tekst 'Download het document', waarna je het document kunt downloaden om het te bekijken.

Kies je een metadatabestand (in het voorbeeld beginnen deze bestanden met '_metadata.xml'), dan wordt in het voorbeeldvenster het betreffende xml-bestand weergegeven. De zichtbaarheid van metadatbestanden is instelbaar, dit kun je  aanpassen in de instellingen. Meer hierover lees je in paragraaf 2 Instellingen.

1.3 Zaakdetails 

In dit voorbeeld wordt een nieuwe zaak aangemaakt. Als er een nieuwe zaak wordt aangemaakt dan kies je hier het zaaktype en kun je de omschrijving en toelichting van de zaak opgeven. Ook zie je direct onder het gekozen zaaktype een toelichting en omschrijving van het zaaktype indien deze beschikbaar zijn. 


Wanneer je voor een bestaande zaak kiest, dan kan kan hier het zaaknummer van de bestaande zaak worden ingevoerd.


Je kunt de zaak ook opzoeken door te klikken op '[zoeken]'.
Als de zaak bestaat dan wordt de omschrijving en de toelichting van de bestaande zaak weergegeven. Tevens zie je het zaaktype en de verantwoordelijke van de gekozen zaak.

Wanneer er een verantwoordelijke aan het zaaktype gekoppeld is, wordt dit getoond onder het kopje 'Verantwoordelijke'. Als er geen verantwoordelijke gekoppeld is aan het zaaktype, wordt er een streepje ( - ) getoond. Het onderdeel 'Verantwoordelijke' wordt alleen getoond bij het aanmaken van een nieuwe zaak. Het is ook mogelijk om een andere afdeling of medewerker te selecteren of de nieuw aan te maken zaak direct aan jezelf toe te wijzen.

Figuur 5.29 Verantwoordelijke afdeling of medewerker

Met het volgende onderdeel kun je de indiener van de zaak opgeven. Aan iedere zaak kan een Persoon, Vestiging/bedrijf of Afdeling worden gekoppeld. Als het niet nodig is om een indiener te koppelen kan de optie anoniem worden geselecteerd. Een persoon, vestiging/bedrijf en Afdeling of medewerker kan worden opgezocht. Het onderdeel 'Indiener' wordt alleen getoond bij het aanmaken van een nieuwe zaak.


Als de persoon of de Vestiging/Bedrijf niet kan worden gevonden dan kan deze handmatig worden toegevoegd. Hierbij hoeven alleen de bekende gegevens te worden opgegeven. Ook is het mogelijk om een adres, postadres of buitenlands adres op te geven. 


Ook kun je een betrokkene toevoegen bij zowel een nieuwe als bestaande zaak. Hierbij kun je de betrokkene opzoeken of handmatig toevoegen.


Tot slot kun je in het verwerkingsscherm metadata invullen. Allereerst de algemene metadata. Zie onderstaand figuur. De ontvangstdatum is hierbij verplicht.


Dan kun je nog documentspecifieke metadata vastleggen. De velden die je hiervoor kunt gebruiken zie je in onderstaand figuur. Het documenttype is hier verplicht. Zoals eerder aangegeven is, moet het documenttype ingesteld worden voor het gekozen zaaktype. 

Je kan er voor kiezen voor alle documenten tegelijk de metadata vast te leggen.


Ook is het mogelijk dit per document te doen. Door gebruik te maken van de button "Metadata overnemen van eerste document is het mogelijk bulkinformatie éénmalig in te geven.

1.4 Opslaan

Links onderaan het scherm zie je drie knoppen: 'Annuleren', 'Opslaan' en 'Opslaan en naar stap behandelscherm'. Wanneer je op 'Annuleren' klikt, ga je terug naar het startscherm van de postverwerking. Kies je voor 'Opslaan', dan wordt de betreffende zaak aangemaakt. Hierna kom je terug in het startscherm van de postverwerking. Bovenaan wordt het zaaknummer van de zojuist aangemaakte zaak getoond, deze is klikbaar. Merk op dat het metadatabestand en de bijbehorende documenten nu ook verdwenen zijn uit de lijst met documenten. Kies je voor de knop 'Opslaan en naar stap behandelscherm' dan wordt de zaak aangemaakt en ga je direct naar het zaak behandelen scherm van de zaak die zojuist is aangemaakt. Ook zie je de regel 'Documenten na verwerken uit de postkamer verwijderen'. Als je deze optie aanzet worden de documenten na het verwerken verwijderd uit de postkamer. Als je de optie uitvinkt, blijven de documenten in de postkamer staan na het verwerken.