Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Dit artikel is van toepassing op versie 6.0 en hoger.

Inhoud

Inleiding

Op deze pagina is beschreven hoe de archivering van zaken, met bijbehorende documenten, binnen het Exxellence ZaakSysteem functioneert.
In dit document wordt ingegaan op de verschillende fasen die een zaak kan doorlopen en per fase wordt ingegaan op de verschillende handelingen en vast te leggen gegevens t.b.v. de archivering van de zaak met bijbehorende documenten. Het Exxellence ZaakSysteem biedt veel meer mogelijkheden dan hier wordt beschreven, deze zijn echter buiten beschouwing gelaten.

Een aantal highlights zijn samengevat in de volgende powerpoint: Archivering van zaken in de Exxellence Suite.pptx

Op de subpagina Inrichting van archivering binnen de Exxellence Suite in de ztc is meer informatie te vinden over de inrichting van archivering binnen de Suite. Deze is alleen inzichtelijk als u bent ingelogd!

Afkortingen en definities:



Figuur 1 - Overzicht relatie tussen datums en termijnen.

Brondatum archiefprocedure
Met de brondatum archiefprocedure wordt aangegeven wanneer de archiefactietermijn start.
De brondatum archiefprocedure kan, gebaseerd op de ZTC 2.0 standaard, één van de volgende waarden bevatten:

  • afgehandeld (Einddatum zaak)
  • ingangsdatum besluit
  • vervaldatum besluit
  • eigenschap (einde dienstverband, pensioen of overlijden)
  • eigenschap (geboorte)
  • ander datumkenmerk (onherroepelijk)
  • ander datumkenmerk (vervallen)

Wanneer de brondatum archiefprocedure bijvoorbeeld afgehandeld is dan betekent dit dat de archiefactietermijn start zodra de zaak wordt afgesloten. Als de waarde 'vervaldatum besluit' is dan zal de termijn starten zodra de vervaldatum van het besluit is verstreken. Wordt voor een eigenschap gekozen dan start de termijn zodra de datum die in de eigenschap is opgenomen is verstreken.

Brondatum
Dit is de datum waarop de archiefactietermijn is ingegaan, dat wil zeggen een concrete datum voor de brondatum archiefprocedure. En deze wordt, zoals in Figuur 1 is weergegeven, bepaald door de brondatum archiefprocedure. Als de archiefnominatie 'vernietigen' is dan wordt, in het KCS, voor dit veld het label "startdatum vernietigingstermijn" weergegeven. Als de archiefnominatie 'bewaren' is dan wordt, in het KCS, voor dit veld het label "startdatum overbrengingstermijn" weergegeven.

Archiefactietermijn
De archiefactietermijn is de KING ZTC 2.0 term voor de bewaartermijn.
De termijn, in maanden, waarna het zaakdossier (de ZAAK met alle bijbehorende DOCUMENTen) vernietigd of overgebracht (naar een archiefbewaarplaats) moet worden.

Archiefactiedatum
Binnen het Exxellence ZaakSysteem wordt bij de zaak de Archiefactiedatum opgeslagen.
De Archiefactiedatum wordt berekend op basis van de brondatum en de Archiefactietermijn. Afhankelijk van de archiefnominatie wordt de archiefactiedatum in het KCS weergegeven als vernietigingsdatum of datum overbrenging.

Archiefnominatie
Aanduiding die aangeeft of zaken blijvend moeten worden bewaard of na het verlopen van de archiefactietermijn moeten worden vernietigd. De archiefnominatie is gekoppeld aan het resultaattype. Wanneer aan een zaak een resultaattype wordt gekoppeld dan wordt daarmee de bijbehorende archiefnominatie ook aan de zaak gekoppeld.

Selectielijst
Een selectielijst is een lijst die bestaat uit categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen waarbij per categorie is aangegeven of die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt, hierbij is ook een verantwoording en een termijn opgegeven.
Binnen het ZaakSysteem wordt de selectielijst gebruikt om per zaaktype voor ieder resultaat de archiefnominatie, archiefactietermijn en brondatum archiefprocedure te bepalen.

Selectiecategorie
De selectiecategorie is een regel uit de selectielijst.

Levenscyclus van de zaak


Figuur 2 - Levenscyclus zaak

In Figuur 2 zijn de verschillende levensfasen van een zaak schematisch weergegeven. Bij iedere fase is aangegeven welke relevante archiefinformatie in die fase bekend is.

Zaak in behandeling

Tijdens de behandeling van de zaak wordt op een gegeven moment een resultaat aan de zaak gekoppeld. Welke resultaten aan de zaak kunnen worden gekoppeld en wanneer dit gebeurt is vastgelegd in het ZTC proces (zie hoe de ztc inrichting in zijn werk gaat de volgende how to (om deze pagina te kunnen zien moet u ingelogd zijn): Inrichting van archivering binnen de Exxellence Suite in de ztc. Zoals in Figuur 2 is te zien, is aan het eind van de behandelfase het resultaat van de zaak bekend.
Het resultaat kan op de volgende manieren aan de zaak worden gekoppeld:

  1. In het ZTC proces is binnen een processtap ingericht dat een resultaat aan de zaak moet worden gekoppeld. Als deze processtap wordt doorlopen dan wordt het resultaat aan de zaak gekoppeld.
  2. In het ZTC proces is geen resultaat aan een processtap gekoppeld maar wel een eindstatus opgenomen. Als de zaak deze eindstatus krijgt dan moet de medewerker het resultaat selecteren. Voorwaarde is dan wel dat in de ZTC-configuratie een resultaat is gekoppeld aan het betreffende zaaktype anders wordt er geen resultaat aan de zaak gekoppeld.

Als het resultaat aan de zaak is gekoppeld dan worden ook de volgende gegevens vastgelegd bij de zaak:

  1. Archiefnominatie ("bewaren" of "vernietigen")
  2. Brondatum archiefprocedure (De methode om de datum waarop de Archiefactietermijn start te bepalen)
  3. Archiefactietermijn (termijn, in maanden, waarna de zaak wordt vernietigd of wordt overgebracht)
  4. Brondatum (startdatum archiefactietermijn)
  5. Archiefactiedatum (einddatum van de archiefactietermijn)
  6. Selectieklasse (Selectieklasse wordt alleen gevuld als deze is opgegeven in de ZTC configuratie)

Als het resultaat is gekoppeld dan zijn de standaard gegevens, zoals deze in de ZTC bij het zaaktype zijn vastgelegd, aan de zaak gekoppeld. In sommige situaties is het echter wenselijk om van deze standaard gegevens af te wijken. Het is daarom mogelijk om de archiefnominatie, brondatum archiefprocedure, archiefactiedatum en selectieklasse, met opgaaf van reden aan te passen of in het geval dat deze er nog niet zijn, toe te voegen. Dit kan op twee manieren:

  1. Door een (andere) selectieklasse uit de selectielijst te selecteren zodat de archiefnominatie, brondatum archiefprocedure en archieftermijn uit de selectielijst wordt overgenomen. De archiefactiedatum wordt dan bepaald op basis van de brondatum en archieftermijn. In Figuur 3 is een voorbeeld weergegeven van het scherm waarop dit wordt aangepast.
  2. Door de archiefnominatie, brondatum archiefprocedure, archiefactiedatum aan te passen zonder dat de selectielijstklasse wordt gewijzigd. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 3.

In beide gevallen geldt dat de reden van wijziging dient te worden opgegeven. Het wijzigen van deze gegevens kan per zaak, op het zaakdetail scherm via zaak wijzigen, of voor meerdere zaken tegelijk d.m.v. een batch actie die onderaan het zaken zoeken scherm en in de werkvoorraad wordt weergegeven.Uitbreiden.Wat wordt gelogd, hoe is te herleiden wie wat wanneer heeft aangepast.



Figuur 3 - Wijzigen archiefgegevens via selectielijst voor meerdere zaken.

Aan het eind van de behandelfase zijn alle gegevens die van belang zijn voor de archivering bekend en wordt de zaak afgesloten door de einddatum van de zaak in te vullen.

Nieuwe zaak

Als een nieuwe zaak wordt aangemaakt dan krijgt de zaak altijd een zaaktype. In het zaaktype is het behandelproces vastgelegd. Het behandelproces bepaalt o.a. de stappen die de zaak kan doorlopen en welke resultaten aan de zaak kunnen worden gekoppeld. Het resultaat bepaalt uiteindelijk of de zaak wordt vernietigd of dat deze wordt bewaard en de termijn die hiervoor van toepassing is. Op de pagina: Inrichting van archivering binnen de Exxellence Suite in de ztc is beschreven welke gegevens, die voor de archivering van belang zijn, in de ZTC kunnen worden vastgelegd. Deze pagina is alleen inzichtelijk als u bent ingelogd!

Zaak afgesloten, archiefactietermijn nog niet verstreken

Een zaak die is afgesloten kan niet meer aangepast worden.
Het is echter nog wel mogelijk om de archiefnominatie, brondatum archiefprocedure, archiefactiedatum en selectieklasse, met opgaaf van reden aan te passen. Dit kan op dezelfde manier zoals in de vorige paragraaf is beschreven.
De afgesloten zaak blijft verder ongewijzigd in het ZaakSysteem tot dat de archiefactietermijn is verstreken.

Zaak afgesloten, archiefactietermijn verstreken

De zaak wordt na het verstrijken van de archiefactietermijn vernietigd dan wel overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor het vernietigen dan wel overbrengen is het volgende proces van toepassing binnen het Exxellence ZaakSysteem:
 

Figuur 4. Proces van vernietigen en overdragen van zaken

In het KCS kan een nieuwe vernietigingslijst of een nieuwe inventaris worden samengesteld of er kan een bestaande lijst worden opgevraagd. In het processchema is dit bovenin in het lichtgroen weergegeven. Alleen medewerkers die rechten hebben om een vernietigingslijst op te stellen of te openen zien in het KCS onder zaken de menuoptie RMA waarmee vernietigingslijsten en inventarissen opgesteld en verwerkt kunnen worden.
Met de lichtblauwe ellips is aangegeven dat een nieuwe vernietigingslijst of inventaris kan worden samengesteld. Deze handeling zorgt ervoor dat er een nieuwe vernietigingslijst of inventaris wordt samengesteld en dat deze de status "In behandeling" krijgt. Om een nieuwe vernietigingslijst of inventaris te kunnen samenstellen moet de medewerker geautoriseerd zijn.

Met de donkerblauwe ellips is weergegeven dat een vernietigingslijst of inventaris bewerkt kan worden. Zo is het mogelijk om zaken van de lijst te verwijderen of om de archiefactiedatum aan te passen. Om een inventaris of vernietigingslijst te kunnen bewerken moet de medewerker geautoriseerd zijn. Als de lijst is gecontroleerd dan kan deze worden geaccordeerd. De status wordt dan aangepast in 'geaccordeerd'. Ook om te kunnen accorderen moet de medewerker geautoriseerd zijn.
Als de vernietigingslijst of inventaris is geaccordeerd wordt aan de toezichthouder om een machtiging gevraagd om de zaken op de vernietigingslijst te vernietigen en de zaken op de inventaris over te brengen. Voor de machtiging moet aan de toezichthouder de autorisatie 'Machtigen' worden toegekend. Als de Lijst niet correct is dan kan de lijst opnieuw in behandeling worden genomen.

Nadat de toezichthouder, de vernietigingslijst of inventaris heeft gemachtigd wordt de status van de vernietigingslijst of inventaris aangepast in 'Gemachtigd' en kunnen de zaken worden verwerkt. In het processchema is dit in de donkergroene rechthoek aangegeven.
Als de vernietigingslijst de status 'Gemachtigd' heeft dan worden alle zaken op die lijst vernietigd en de zaken op de inventaris worden overgebracht. Dit is in het processchema m.b.v. het tandwiel weergegeven.
De vernietigingslijst en de inventaris vormen samen het totaaloverzicht van de informatie (over een bepaalde periode).

Gerelateerde How to's