Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

In deze handleiding en bijbehorende subpagina (die is alleen zichtbaar als u bent ingelogd) worden de volgende onderwerpen behandeld:

  1. Een nieuwe vernietigingslijst of inventaris samenstellen.
  2. Een bestaande vernietigingslijst of inventaris openen.
  3. Een vernietigingslijst of inventaris bewerken.
  4. Een vernietigingslijst of inventaris accorderen.
  5. Een geaccordeerde vernietigingslijst of inventaris machtigen, om de zaken op de lijst te vernietigen of over te dragen.

Inleiding

Als aanvulling op deze handleiding is, op de pagina Archivering van Zaken in de Exxellence Suite, een algemene beschrijving van de archivering van zaken binnen de Exxellence Suite opgenomen. Uit deze algemene beschrijving is het in ieder geval van belang om te weten dat iedere zaak in het Exxellence ZakenMagazijn een eigen levenscyclus heeft welke afhankelijk is van verschillende factoren. Als een nieuwe zaak wordt aangemaakt dan krijgt de zaak altijd een zaaktype. Bij het zaaktype is bij het resultaat de archiefnominatie, "bewaren" of "vernietigen", en de archiefactietermijn vastgelegd. Als een zaak wordt afgesloten dan wordt de archiefnominatie vastgelegd en wordt archiefactiedatum bepaald op basis van de archiefactietermijn. Alle afgesloten zaken met een resultaat hebben dus een archiefnominatie en een archiefactiedatum. Als de archiefactiedatum wordt bereikt zullen deze zaken verwerkt moeten worden. Alle zaken met de archiefnominatie "bewaren" komen op een inventaris en alle zaken met de archiefnominatie "vernietigen" komen op een vernietigingslijst.

In de Exxellence Suite kunnen bewaarlijsten en vernietigingslijsten worden samengesteld, worden behandeld, geaccordeerd, gemachtigd, verwerkt en kunnen bestaande lijsten worden geopend. Deze handelingen zijn in het volgende processchema weergegeven:

In het bovenstaande processchema worden deze acties weergegeven. Bovenin is te zien dat een nieuwe vernietigingslijst of inventaris kan worden samengesteld of er kan een bestaande lijst worden opgevraagd. Daaronder is, in de lichtblauwe ellips de handeling weergegeven. Er wordt dus een nieuwe bewaar- of vernietigingslijst samengesteld of een bestaande lijst kan worden geopend. Nieuwe lijsten krijgen de status "in behandeling". Dit is in het processchema in de lichtblauwe rechthoek weergegeven. Lijsten met de status "in behandeling" kunnen worden gecontroleerd en waar nodig worden aangepast waarna de bewaar- of vernietigingslijst kan worden geaccordeerd. In het processchema is deze handeling in de donkerblauwe ellips weergegeven. Geaccordeerde lijsten krijgen de status "Geaccordeerd" en kunnen gemachtigd worden door de toezichthouder. Wanneer de toezichthouder een machtiging heeft afgegeven worden de zaken vernietigd of overgedragen/overgebracht. Het verwerken van de lijst gebeurt in batches op vooraf bepaalde tijdstippen. Tijdens het verwerken worden de zaken op de vernietigingslijst, die gemarkeerd zijn voor vernietiging, vernietigd. Bewaarlijsten worden verwerkt op basis van de gekozen actie wat bijvoorbeeld overbrengen of exporteren kan zijn. Als de vernietigingslijst of bewaarlijst succesvol is verwerkt dan wordt de status van de lijst aangepast in "Afgehandeld" Dit is in de paarse rechthoek weergegeven. Mocht er iets mis gaan tijdens het verwerken van de lijst dan krijgt de lijst de status "Fout tijdens verwerken". Dit is in de rode rechthoek weergegeven.

In de subpagina (deze is alleen inzichtelijk als u bent ingelogd!) Hoe gaat het vernietigen of overdragen van zaken in zijn werk? is een beschrijving te vinden hoe een vernietigingslijst of bewaarlijst kan worden samengesteld en hoe deze kan worden gecontroleerd en geaccordeerd en hoe een lijst wordt verwerkt.