Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Anchor
top
top

Table of Contents

Introductie Digitale postkamer


Het doel van de Exxellence Postkamer is het koppelen van binnengekomen brieven en documenten aan nieuwe of bestaande zaken zodat deze behandeld of ingezien kunnen worden binnen het zaaksysteem. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de correspondentie gedigitaliseerd is door de gemeente, deze registratie zal meestal binnen de DIV afdeling (Digitale Informatie Voorziening) plaatsvinden.

Na de registratie van de documenten zal de verantwoordelijke medewerker ze omzetten in nieuwe of bestaande zaken op basis van de inhoud van de stukken. Om een zaak aan te maken of informatie aan een bestaande zaak toe te voegen dient hij of zij een klein aantal stappen te doorlopen. Globaal gezien gebeurt hierbij het volgende:

  • Een of meerdere geregistreerde documenten of een metadatabestand worden geselecteerd voor verwerking
  • Afhankelijk van de inhoud wordt ervoor gekozen om een nieuwe zaak aan te maken of om informatie aan een bestaande zaak toe te voegen
  • Indien het document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt, zal om het zaaknummer gevraagd worden of kan deze worden opgezocht. Vervolgens wordt het document aan de zaak toegevoegd.
  • Indien er een nieuwe zaak geregistreerd dient te worden zal de medewerker het relevante zaaktype selecteren, de indiener vastleggen, eventueel metadata toevoegen en tenslotte de zaak registreren binnen het Exxellence zaaksysteem.
  • Hierna wordt de zaak behandeld zoals dit normaal zou gebeuren binnen de gemeente.


Er zijn twee manier om de gescande documenten te verwerken: met het gebruik van metadata en zonder het gebruik van metadata.