Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

In dit artikel

Doelgroep artikel: Functioneel BeheerderVersie: 7.0 en hoger

Achtergrondinformatie

Zoals is te lezen op de wiki-pagina Algemene informatie Ellen is Ellen ruimt op een taakspecifieke applicatie in de Exxellence suite waarmee o.a. Meldingen Openbare Ruimte (MOR) afgehandeld kunnen worden door buitendienstmedewerkers. Bij onderstaande uitleg gaan we uit van het gebruik van de applicatie door medewerkers van de buitendienst.

Ellen ruimt op heeft alle functionaliteit die nodig is om meldingen af te handelen en ook niet meer dan nodig is. Dit stelt een aantal eisen aan de inrichting van het MOR zaaktype. Deze eisen en mogelijkheden worden in deze how-to beschreven.

Stap voor stap uitleg

Uitgangspunten:

  1. De buitendienstmedewerker wordt niet gevraagd om een resultaattype aan de melding te koppelen. Het resultaat van de zaak en de daarbij behorende archiefgegevens moeten onderdeel zijn van het proces zoals deze in de ZTC is ingericht.
  2. De buitendienstmedewerker kan een foto, van de situatie nadat de melding is opgelost, toevoegen bij het afronden van de melding
  3. De buitendienstmedewerker kan een toelichting geven op de afhandeling. Dit kan door een standaard toelichting te selecteren uit een lijst of zelf een toelichting in te vullen in een vrij tekstveld. Of een lijst wordt weergegeven of een vrijinvulveld moet worden ingericht in het zaaktype proces m.b.v. een eigenschapgroep en eigenschap.
  4. Controle vragen worden nog niet ondersteund.
  5. Het is niet mogelijk om het zaaktype te wijzigen in Ellen ruimt op.
  6. In Ellen ruimt op worden alleen de interne zaakstatussen weergegeven de externe zaakstatussen zijn niet van belang voor de buitendienstmedewerker en worden daarom niet weergegeven.
  7. Archiefgegevens, de details van het zaaktype en de externe systemen die in het KCS op het tabblad details worden weergegeven zijn niet toegankelijk in Ellen ruimt op.
  8. Notities worden op dit moment alleen weergegeven, deze functionaliteit zal op kort termijn wel worden toegevoegd.

Stappen

Om het afhandelen van de melding zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te houden voor de buitendienstmedewerker is er bewust voor gekozen dat het meldingen proces zo moet worden ingericht dat de buitendienstmedewerker slechts de keuze heeft uit twee stappen, namelijk:

  1. Melding Overdragen
  2. Melding Afronden

Deze stappen moeten als volgt worden geconfigureerd in de ZTC bij het meldingen proces dat door buitendienstmedewerker moet worden afgehandeld.

Melding Overdragen

Wanneer de melding niet direct kan worden opgelost door de buitendienstmedewerker kan deze worden overgedragen naar de manager of de voorman. In deze stap kan/moet het volgende geconfigureerd worden:

  1. Er kunnen een of meerdere eigenschappen worden opgegeven waarmee de buitendienstmedewerker kan aangeven waarom de melding niet kan worden opgelost
  2. Er moet een actie worden toegevoegd waarmee de verantwoordelijke wordt aangepast. Dit is nodig om de melding toe te wijzen aan een andere verantwoordelijke die de melding verder kan oppakken
  3. Het is mogelijk om een documenttype op te nemen in de stap. Wanneer een documenttype wordt opgenomen dan kan de buitendienstmedewerker een foto toevoegen als de stap wordt uitgevoerd. De foto kan direct met de camera van de smartphone of tablet worden gemaakt of worden geüpload wanneer er al een foto is gemaakt.

Melding Afronden

Meldingen die direct door de buitendienstmedewerker kunnen worden opgelost kunnen ook direct afgehandeld worden. In deze stap is het mogelijk om een foto toe te voegen. Met behulp van eigenschappen kan ook een toelichting, uit een keuzelijst of via een vrij invulveld, worden uitgevraagd.

  1. De eindstatus van deze stap moet ook een eindstatus zijn zodat de melding direct wordt afgesloten en uit de werkvoorraad van de medewerker verdwijnt
  2. Er kunnen een of meerdere eigenschappen worden opgegeven waarmee de buitendienstmedewerker kan aangeven hoe de melding is opgelost
  3. Het is mogelijk om een documenttype op te nemen in de stap. Wanneer een documenttype wordt opgenomen dan kan de buitendienstmedewerker een foto toevoegen als de stap wordt uitgevoerd. De foto kan direct met de camera van de smartphone of tablet worden gemaakt of worden geüpload wanneer er al een foto is gemaakt.