Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

In dit artikel


Doelgroep artikel: Gebruikers KCSVersie: 7.2 en hoger

Achtergrondinformatie

Voor de 7.1 konden documenten ondertekend worden door ze eerst handmatig uit het Zaaksysteem te halen, waarna ze handmatig ondertekend worden om vervolgens weer op te slaan (via document upload) bij de betreffende zaak. Dit kost tijd en is natuurlijk papier verspillend. Vanaf de 7.2 is er een module toegevoegd aan het zaaksysteem waarmee documenten direct vanuit het zaaksysteem digitaal ondertekend kunnen worden. Voor het digitaal ondertekenen van documenten zijn er verschillende partijen die hierin gespecialiseerd zijn. Een van die partijen is ValidSign. Met ValidSign is een koppeling gemaakt die het digitaal ondertekenen mogelijk maakt.

Met het digitaal ondertekenen van zaakdocumenten wordt bereikt dat:

  1. Het document digitaal wordt getekend
  2. Het getekende document wordt voorzien van de juiste metadata
  3. Het getekende document bij de juiste zaak wordt opgeslagen

In deze how to wordt uitgelegd hoe het ondertekenen in zijn werk gaat. Als er interesse is in het gebruiken van deze functionaliteit kan contact opgenomen worden met Exxellence.

Demo digitaal ondertekenen met ValidSign (video)

In het volgende filmpje wordt het digitaal ondertekenen gedemonstreerd. Eronder wordt het tekstueel stap voor stap toegelicht.

digitaal_ondertekenen.mp4

Stap voor stap uitleg

Documenten selecteren voor ondertekening

1. Ga naar het overzicht met documenten bij een zaak.

2. Selecteer 1 of meerdere documenten die je wilt laten ondertekenen door de selectboxes voor de documenten aan te vinken (zie afbeelding). Of voeg een nieuw document toe als het document nog niet aanwezig is.

 Documenten ondertekenen vanuit zaakdetails


3. Klik vervolgens op de knop 'Ondertekenen' onder de lijst met documenten. Het systeem controleert of alle geselecteerde documenten ondertekend kunnen worden. De volgende controles worden uitgevoerd:

  • Is het mime type toegestaan: default is toegestaan: pdf, word, odt en rtft.
  • Document grootte < 16MB
  • Document heeft niet de status 'Ter ondertekening'
  • Document is niet uitgechecked

Documenten controleren en ondertekenaar(s) selecteren

4. Er opent een nieuw scherm waarin je bovenin ziet welke documenten geschikt zijn om te ondertekenen (zie afbeelding).

 Documenten onderteken scherm


5. Klik op de knop 'Toevoegen ondertekenaar(s)' om een of meerdere ondertekenaar te selecteren. Het scherm waarin de ondertekenaars gekozen kunnen worden opent (zie afbeelding).

 Selecteren van ondertekenaars

6. In dit scherm kun je 1 of meerdere ondertekenaars tegelijk selecteren en toevoegen aan de lijst met ondertekenaars. Je kunt hierbij kiezen uit een betrokkene van de zaak, een medewerker of een aangemaakte groep in ValidSign. Wil je een ondertekenaar handmatig toevoegen, klik dan op de selectbox 'Handmatig invullen'. Er verschijnen dan drie velden (voornaam, achternaam en e-mail adres) waarin je de gegevens van de ondertekenaar moet invullen. Het toevoegen van meerdere handmatig ingevulde ondertekenaars tegelijk kan niet in dit scherm. Je kunt ze één voor één toevoegen door opnieuw de pop-up waarin je ondertekenaars selecteert te openen.

7. Het is niet mogelijk om meerdere ondertekenaars met hetzelfde e-mail adres toe te voegen. In dit geval krijg je een foutmelding.

8. Als je klaar bent met de ondertekenaars selectie, klik op de knop 'Toevoegen'.

9. Je komt vervolgens op het scherm waarin je alle ondertekenaars hebt gekozen. Om het document/de documenten te laten ondertekenen, klik op de knop 'Ondertekenen' (zie afbeelding).

 Onderteken scherm met geselecteerde ondertekenaars

Documenten opsturen ter ondertekening

10. Onderwater wordt er nu een mail naar de ondertekenaar gestuurd met het verzoek te ondertekenen.

11. Bij de zaak zal het document de status 'Ter ondertekening' krijgen en het document wordt automatisch uitgecheckt. Het is met deze condities niet mogelijk dat het document nogmaals ondertekend wordt.

12. Ook zal in de audittrail worden toegevoegd dat er een document ter ondertekening is verstuurd.

13. Mocht er om wat voor reden geen ondertekening mogelijk zijn of een fout optreden, dan krijgt de KCS gebruiker een foutmelding te zien.

Ondertekenaar ondertekent documenten

14. Als het verzoek tot ondertekenen wel succesvol is verzonden dan krijgt de ondertekenaar een e-mail vanuit ValidSign met een verzoek om het document te ondertekenen. Zie de afbeelding om een indruk te krijgen hoe die e-mail er ongeveer uit ziet.

 Illustratie van e-mail van Validsign met verzoek tot ondertekenen

15, Als de ondertekenaar op de link klikt, komt deze in een scherm waarin het document ondertekend/geaccepteerd kan worden. Of de ondertekenaar declined het document met de optie 'Decline' rechtsbovenin. Lees verder vanaf stap 23 wat er dan gebeurt.

Na ondertekening wordt de zaak bijgewerkt

16. Als het document geaccepteerd is dan wordt de ondertekende versie als nieuwe versie weer bij de zaak opgeslagen, als PDF bestand.

17. Als je die PDF opent zijn de handtekeningdetails in het handtekeningvenster zichtbaar. Zie afbeelding.

 Handtekeningvenster met handtekening details bij PDF

18. Tevens zal er automatisch een evidence summary (bewijs van ondertekening) worden toegevoegd aan de zaak. Dit is een pdf bestand waarin de onderteken gegevens te vinden zijn. In de titel van het PDF bestand staat bij welk documentnummer deze hoort.

19. De status van het document verandert automatisch in 'Ondertekend'.

 Geupdate document en gegevens bij zaak na ondertekening

20. Tevens worden de volgende metadata velden ingevuld na ondertekening, te vinden onder het plusje bij een document: 'Ondertekeningdatum' en 'Ondertekeningsoort'. Zie afbeelding.

 Ondertekening metadata toegevoegd aan document na ondertekening

E-mails worden gestuurd naar ondertekenaar en verantwoordelijke zaak

21. De ondertekenaar krijgt een e-mail dat het document is ondertekend en kan dit document indien gewenst vanuit zijn e-mail openen.

22. De op dat moment verantwoordelijke van de zaak krijgt een e-mail als het document ondertekend is.

Document wordt geweigerd voor ondertekening

23. Als het document geweigerd wordt door de ondertekenaar dan krijgt de verantwoordelijke van de zaak een mail dat het document geweigerd is door de ondertekenaar. Tevens wordt het document automatisch weer ingecheckt in het KCS en zal de documentstatus 'Geweigerd' worden.

24. Vanaf versie 8.0 wordt er nu ook automatisch een tekstbestand aan de zaak toegevoegd waarin de reden van weigering is opgenomen die degene die weigert opgegeven heeft. Dit tekstbestand bevat als titel het documentnummer zodat je weet welk document geweigerd is. Zie de eerste afbeelding hieronder voor een illustratie hiervan en de tweede afbeelding voor een illustratie hoe de inhoud van het tekstbestand eruit ziet.

 Tekstbestand met reden weigering

Capture.PNG

25. Het document kan nadat het geweigerd is, weer opnieuw ter ondertekening worden uitgestuurd.

Bewijs van ondertekening wordt automatisch bijgewerkt

Voor elk onderteken verzoek wordt er in de ValidSign omgeving ook een ondertekensessie aangemaakt. De beheerder van het ValidSign account van de gemeente kan dit ook inzien. Met bepaalde instellingen in het BeheerPortaal van de Exxellence Suite kan het opruimen van ondertekensessies in ValidSign worden geconfigureerd. Hiermee stel je in hoe lang de getekende documenten beschikbaar blijven in de ValidSign omgeving voordat deze worden opgeruimd. Standaard staat deze instelling op 30 dagen. Als de documenten zijn opgeruimd zijn ze niet meer beschikbaar voor de ondertekenaar(s) via de gemailde download links van ValidSign. Hierna zijn de getekende documenten alleen nog beschikbaar via het zaaksysteem. 

Vanaf versie 8.1 wordt bij het opruimen van de ondertekensessie bij ValidSign, de laatste versie van de evidence summary (bewijs van ondertekening) nog opgehaald en toegevoegd als nieuwe versie van de evidence summary in de betreffende zaak in het zaaksysteem. In een evidence summary staat bijvoorbeeld wat er nog gebeurd is met het document na ondertekening, bijvoorbeeld of het document nogmaals is gedownload. Deze informatie is dan niet verloren gegaan maar ook beschikbaar bij de zaak in de evidence summary.


Installatie en configuratie:


Consultancy doet dit met handleiding: ValidSign

Was het artikel nuttig?

Your Rating:
Results:
1 Star2 Star3 Star4 Star5 Star
3 rates

Gerelateerde artikelen